Thuiswerkplek en arbo, wat zijn uw plichten volgens de wet?

Komt u al uw arboplichten na? Ook als het gaat om uw personeel dat thuis werkt? Als het gaat om de thuiswerkplek en arbo komen weer andere uitdagingen naar voren als het gaat om gezondheid, vitaliteit en veilig werken. In dit artikel bespreken we hoe u aan uw plichten kunt voldoen. En hoe u van de thuiswerkplek een gezonde, veilige en bovenal arboverantwoorde werkplek maakt. 

Wat zijn uw plichten rondom arbo en de thuiswerkplek?

Als werkgever bent u volgens de arbowet verplicht uw werknemers in gezonde arbeidsomstandigheden te laten werken. Een goed arbobeleid leidt tot duurzame inzetbaarheid en verhoogde productiviteit.Ook beperkt het gezondheidsrisico’s, vermindert het ziekteverzuim en bevordert het re-integratie. Daarnaast heeft u ook de verplichting om psychosociale arbeidsbelasting tegen te gaan. Hiervoor zijn een aantal maatregelen die u in praktijk verplicht bent te nemen rondom arbo, ook bij de thuiswerkplek:

• RI&E: U bent verplicht een Risico-Inventarisatie & evaluatie actueel te houden. Hierbij wordt systematisch gekeken naar potentiële risico’s in de arbeidsomstandigheden omtrent de veiligheid en gezondheid van uw werknemers. Dit wordt in kaart gebracht. Hiermee kan u een plan van aanpak opstellen om de werkomstandigheden te verbeteren.
  • Bij het veranderen van de werkomstandigheden moet de RI&E ook vernieuwd worden. Het kan daarom effectief zijn bij het nieuwe thuiswerken opnieuw te kijken naar risico’s rondom arbo en de thuiswerkplek.
• PMO of PAGO. U bent verplicht uw werknemers periodiek een medisch onderzoek aan te bieden. Dit gebeurt vaak in de vorm van een PMO, oftewel preventief medisch onderzoek. 
• Basiscontract: U bent verplicht een basiscontract te hebben met een bedrijfsarts of een arbodienst. Belangrijk is dat uw werknemers de garantie hebben een bedrijfsarts te kunnen bezoeken als ze ziek zijn.
• Preventiemedewerker: Bedrijven zijn verplicht tenminste een preventiemedewerker aan te stellen. Deze werkt met de bedrijfsarts aan gezond en veilig werken, en fungeert als brug tussen u en uw werknemers.

Hoe vertaalt arbo zich naar de thuiswerkplek?

Werkt uw personeel graag thuis? Thuiswerken wordt steeds meer populair. Een groot gedeelte van de werknemers wilt zelfs deels (42%) of geheel (24%) blijven thuiswerken. Als werkgever krijgt u met thuiswerkers productievere werknemers die efficiënter werken en over het algemeen minder burn-out klachten hebben. Toch kleven ook aan het nieuwe thuiswerken nieuwe uitdagingen als het gaat om arbo en de thuiswerkplek. U heeft bijvoorbeeld een stuk minder zicht op uw werknemers of hun situatie. Ook moet extra zorg worden gedaan om de nieuwe werkplek ergonomisch verantwoord te maken. Om uw verplichtingen na te komen zijn er wellicht nieuwe oplossingen nodig om de gezondheid van uw werknemers te garanderen:

• Het is belangrijk dat uw werknemers weten hoe ze buiten de werkvloer contact kunnen maken met de bedrijfsarts. En hoe ze kunnen deelnemen aan het PMO.
• Benieuwd wat voor behoeftes uw werknemers hebben? U kunt ook een medewerkerstevredenheidsonderzoek uitvoeren.

Een gezonde thuiswerkplek

Om te zorgen voor een gezonde en veilige werkplek zijn verschillende aspecten belangrijk aan te pakken. Denk aan praktische zaken, zoals de ergonomie van de werkplek en hoe u dit kan garanderen in de thuiswerk situatie. Dan is er het voorkomen van een te hoge werkdruk en andere werkstress die bij een thuiswerk situatie komt kijken. Ook is versterken van samenwerking en contacten tussen uw werknemers belangrijk. We behandelen een aantal topics om uw beleid te verstevigen rondom arbo en de thuiswerkplek.

Ergonomie

Hoe is de werkplek ingericht bij uw werknemer thuis? Als groot nadeel van thuiswerken wordt het gebrek van een goed ergonomisch ingerichte werkplek genoemd. Wat kunt u doen om de arbo van de thuiswerkplek te verbeteren:

• Het verlenen van kantoorbenodigdheden voor werknemers thuis, zoals:
  • Een goede verstelbare bureaustoel
  • Goede, grote werktafel
  • Laptopverhogers 
  • Extra of groter beeldscherm
  • Apart toetsenbord en muis
  • Afgezonderde ruimte
  • Voldoende licht en dieptezicht
• Een budget bieden om de werkplek zelf goed in te richten.

Werkdruk bij thuiswerkplek en arbo

Als risico van thuiswerken werd veelvuldig genoemd dat de werkdruk andere vormen zou aannemen. Onderzoek van TNO heeft daarentegen bewezen dat het thuiswerken niet desastreus is geweest voor de mate van werkstress. Het bleek juist een positief effect te hebben. Volgens de cijfers hadden minder werknemers burn-outklachten in 2020 dan in 2019. Toch zijn er andere uitdagingen rondom arbo en de thuiswerkplek. Een aantal manieren waarop u uw plichten rondom het voorkomen van een te hoge werkstress en PSA kunt tegengaan:

• Flexibiliteit in werktijden en autonomie. Bij het werken in de privésfeer kan uw werknemers te maken krijgen met andere afleidingen dan op werk. Zoals eventuele zorgtaken voor een jong kind. Door uw werknemer de flexibiliteit te geven om hun werk zelf in te delen kan de werkdruk verlicht worden. Verleg de focus liever op het afmaken van taken dan het aantal uur dat uw werknemer bezig is.
• Bewaken van werktijden om de scheiding privé/werk te versterken. Door de huidige digitalisatie is het mogelijk elk moment van de dag, waar u ook bent, uw werkmail te checken of een werktelefoontje te maken. Omdat er geen duidelijke scheiding is tussen de werkplek en de privésfeer kan dat lastig zijn voor uw werknemer. Om werk los te laten, maar ook om niet overwerkt te worden.
  • Wilt u voorkomen dat de werkdruk verder stijgt als het gaat om arbo en de thuiswerkplek? Dan kan het belangrijk zijn bewust de werktijden te bewaken. Vrije tijd is belangrijk om te herstellen van werk en de volgende dag weer fris aan de slag te kunnen. 
  • Er wordt op het moment ook besproken of er een wet voor het recht op onbereikbaarheid komt. 
• Het percentage ervaringen van ongewenst gedrag neemt over het algemeen af bij thuiswerken. In 2020 is het laagste percentage ongewenst gedrag vanuit externen sinds 2005 gemeten. Toch kan het ook andere vormen aannemen. Denk bijvoorbeeld aan ‘cyberbullying’, dat in opkomst is. Een aantal manieren om dit tegen te gaan in een thuiswerksituatie:
  • Zorg voor een aanspreekcultuur binnen uw bedrijf. Volgens onderzoek voelen mensen zich veiliger om ongewenst gedrag aan te geven als de cultuur binnen een bedrijf dat toelaat.
  • Instrueer uw werknemers goed over de stappen die ze kunnen nemen bij ongewenst gedrag. En waar ze dat kunnen melden, ook buiten kantoor. Zorg om dit te bewerkstelligen voor een zichtbare vertrouwenspersoon en makkelijk vindbare contactgegevens.
  • Het hebben en delen van een duidelijke gedragscode waarin aangegeven wordt welk gedrag niet en wel gewenst is. Dit geeft duidelijke grenzen aan waar uw werknemers zich aan kunnen houden. Maar ook zodat ze weten welk gedrag niet getolereerd wordt en gemeld kan worden.

Vitaal thuiswerken

Het hebben van beleid dat zich richt op vitaal thuiswerken kan zich ook vertalen naar positieve voordelen als het gaat om de verplichtingen rondom arbo en de thuiswerkplek. Behalve het voorkomen van risico’s, kunt u verdergaan met het versterken van het welzijn van uw werknemers. Met dit beleid richt u zich ook op het stimuleren van een gezonde levensstijl bij uw werknemers. Met een goede balans van voeding, beweging, ontspanning, veerkracht en zelfvertrouwen. 

• Werknemers met een goede gezondheid zijn gemiddeld 83% productief tegenover werknemers met een slechte gezondheid die 65% productief zijn. 
• Een sterk vitaliteitsbeleid zorgt volgens onderzoek zelfs voor 27% minder ziekteverzuim, 18% meer productiviteit en 12% meer klantengroei.

Takeaways:

• Als werkgever bent u verplicht te zorgen voor een actuele RI&E, het aanbieden van een PAGO of PMO, het voorkomen van een te hoge PSA en het hebben van een basiscontract zodat uw werknemers toegang hebben tot een bedrijfsarts.
• Goed contact is een belangrijke factor om zaken rondom arbo en de thuiswerkplek toegankelijk te garanderen voor uw thuiswerknemers.
• Een ergonomisch goed ingerichte werkplek is een basis als het gaat om arboplichten. Zorg dat de thuiswerkplek ook voldoet aan de voorwaarden.
• Een te hoge werkdruk is een risico bij thuiswerken. Bewaak de werktijden, zorg voor een flexibiliteit en dat uw werknemers weten waar ze terecht kunnen met klachten of vragen.
• Naast de basisgaranties kan een vitaliteitsbeleid ook helpen te voldoen aan de arboplichten.