Zo herkent u een gecertificeerde arbodienst

Voor taken als het begeleiden van een zieke werknemer, preventiemaatregelen en een risico inventarisatie en evaluatie heeft u de ondersteuning van een arbodienst nodig. Maar bent u ook verplicht hiervoor een gecertificeerde arbodienst in te schakelen? Wat moet een arbodienst kunnen doen voor uw organisatie om deze certificering te krijgen? In dit artikel leest u wat de kenmerken zijn van een gecertificeerde arbodienst, wat de meerwaarde hiervan is en hoe deze arbodienst kunt herkennen.

Waar moet een gecertificeerde arbodienst aan voldoen?

Een gecertificeerde arbodienst helpt u de gezondheid van uw medewerkers voorop te stellen. Wist u dat aandacht voor de gezondheid van uw werknemer zijn of haar productiviteit met 5% kan verhogen en verzuim met 15% verlagen? Daarnaast moet u volgens de wet als werkgever ervoor zorgen dat uw medewerkers in goede arbeidsomstandigheden hun werk kunnen doen er goede verzuimbegeleiding mogelijk is. In de Arbowet zijn 4 kerntaken vastgelegd om u hierbij te ondersteunen. 

• Ziekteverzuimbegeleiding en -preventie
• Periodieke arbeidsgezondheidskundig onderzoek uitvoeren, zoals het Preventief Medisch Onderzoek
• Het uitvoeren van aanstellingskeuringen
• Het uitvoeren en opstellen van de Risico Inventarisatie & Evaluatie

Er zijn minimumeisen gesteld aan arbodiensten om de uitvoering en ondersteuning van deze arbotaken binnen een bedrijf uit te voeren. Het gaat dan onder andere over het functioneren van de arbodiensten zelf, de organisatie, hun deskundigheid en uitrusting. Deze eisen zijn terug te vinden in de Arbeidsomstandighedenwet en de Arbeidsomstandighedenregeling. Welke eisen dit zijn wordt vastgelegd in een certificatieschema. Het eerste deel van het certificatieschema gaat over de eisen waar arbodiensten aan moeten voldoen. Het tweede gedeelte gaat over de eisen die gesteld worden aan certificerende instellingen. 

Volgens het laatste certificatieschema moet een arbodienst voldoen aan de eisen van de ISO 9001. Hierin staat de norm voor kwaliteitsmanagement, staan AVG reglementen en ook het sanctiebeleid als een arbodienst niet voldoet aan de eisen. Als een arbodienst wel aan de eisen voldoet kan zij dit aantonen met een certificaat. De eisen aan de certificering worden periodiek bijgesteld, om wildgroei binnen de arbodienstverlening tegen te gaan. De certificering van de arbodienst kunt u dus zien als een kwaliteitskeurmerk. 

Een certificerende instelling voert hierop de controles uit. In Nederland is dat momenteel alleen DNV GL. De Stichting Beheer Certificatieregeling Arbodienst (SBCA), aangewezen organisatie in de Arbowet, beheert welke arbodiensten de certificering hebben. 

Is uw organisatie verplicht een contract te hebben met een gecertificeerde arbodienst?

Uw organisatie moet voldoen aan de regels van de Arbowet die ervoor moeten zorgen dat uw medewerkers de zorg, verzuimbegeleiding en voorlichting over bedrijfsrisico’s te geven. U moet de gezondheid en veiligheid van uw medewerkers hiermee stimuleren. Daarom is uw bedrijf sinds juli 2017 verplicht minimaal een basiscontract te hebben afgesloten met een gecertificeerde arbodienst of BIG geregistreerde bedrijfsarts. Dit kan binnen twee regelingen.

Maatwerkregeling

In de praktijk betekent de maatwerkregeling dat dat uw organisatie ook een contract kan hebben met een niet-gecertificeerde arbodienst als er tegelijkertijd een contract is met een gecertificeerde bedrijfsarts. Er moet namelijk minimaal een bedrijfsarts zijn die voor uw bedrijf beschikbaar is voor verzuimbegeleiding, arbeidsgezondheidskundig onderzoek en aanstellingskeuringen en een spreekuur. Een niet-gecertificeerde arbodienst mag de bedrijfsarts in zijn of haar taken bij staan. 

Het is wel verstandig om contractueel de samenwerking en verplichtingen over en weer goed vast te leggen. Om maatwerkafspraken te maken met diverse dienstverleners om activiteiten rondom verzuimbegeleiding en preventie te maken, heeft u echter wel toestemming nodig van uw medezeggenschap of ondernemingsraad.

Vangnetregeling

Als u geen ondernemingsraad heeft of de OR niet akkoord gaat met de maatwerkregeling dan moet u zich houden aan de vangnetregeling. Dit is de regeling die het meest voorkomt in Nederland. U moet minimaal een basiscontract met een gecertificeerde arbodienst sluiten om u te ondersteunen in de arbotaken. U heeft dus niet de vrijheid om zelf uw deskundigen te kiezen, maar u bent overgeleverd aan de deskundigen die desbetreffende arbodienst inzet. Het voordeel is dat de bedrijfsarts andere kerndeskundigen kan inzetten, zoals de arbeidshygiënist, de veiligheidskundige of arbeids- en organisatiekundige.

Wat als uw organisatie zich niet aan de regelingen houdt?

Volgens onderzoek van TNO heeft een kwart van de werkgevers het basiscontract met een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts niet heeft geregeld. Sinds juli 2018 controleert het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid organisaties actief op het hebben van dit contract. Bij overtreding riskeert de organisatie na een waarschuwing, een flinke boete. Deze kan €150,- zijn voor een kleine organisatie, maar kan snel oplopen bij grotere organisaties. Als de organisatie een contract heeft afgesloten met een niet-gecertificeerde arbodienst ook zelfs oplopen tot maar liefst €81.000,-. 

Bij inspectie wordt ook gekeken naar de aanwezigheid van een RI&E en Plan van Aanpak. Als de RI&E ontbreekt kan u dit een boete kosten van €4500,-. Mist u een Plan van Aanpak kan dit u €3000,- kosten. Ook controleert de inspecteur of de RI&E door een gecertificeerde arbodienst is verricht en de arbodienst advies heeft gegeven over het Plan van Aanpak. Ook checkt de inspecteur of deze twee documenten aansluiten bij de arbeidsomstandigheden ter plekke. Het is daarom zeker van belang dat u ervoor zorgt in zee te gaan met een gecertificeerde arbodienst.

Hoe herkent u een gecertificeerde arbodienst?

Wanneer u op zoek gaat naar een arbodienst zult u al snel op haar website lezen over certificering. Ook bestaat er beeldmateriaal: een visueel keurmerk van de SBCA om aan te geven dat de arbodienst voldoet aan de eisen van het certificatieschema.

Een andere optie is om op de website van het SBCA op een lijst na te gaan of de desbetreffende arbodienst gecertificeerd is. De stichting houdt namelijk een register bij van gecertificeerde arbodiensten. In dit register wordt een onderscheid gemaakt tussen interne arbodiensten en externe arbodiensten. Intern houdt in dat een organisatie een eigen arbodienst in dienst heeft. Hiervan is meestal sprake bij grote bedrijven. Deze is enkel toegankelijk voor werknemers van desbetreffende organisatie. Een externe arbodienst kan door andere organisaties ingehuurd worden. 

MediWerk: certificaten en partners

Aan de hand van dit artikel begrijpt u dat het van belang is te werken met gecertificeerde arbodiensten. Deze voldoen namelijk aan de wettelijke eisen die de kwaliteit van de dienstverlening waarborgen. Hiermee voorkomt u ook eventuele boetes mocht u een inspecteur van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid op de stoep krijgen. Daarnaast zorgt u hierdoor het beste voor de gezondheid en veiligheid van uw medewerkers. 

MediWerk voldoet certificeringseisen en heeft daarom het keurmerk van de SBCA op haar website staan. Daarnaast zijn wij aangesloten bij prominente brancheorganisaties en wordt MediWerk periodiek geaccrediteerd. U leest hier meer over op onze Over-onspagina. Neem vrijblijvend contact met ons op om te kijken wat wij voor u kunnen betekenen op gebied van medische keuringen, verzuimbeheersing, preventie en duurzame inzetbaarheid.