Hoe moet u psychosociale arbeidsbelasting (PSA) tegengaan?

Volgens TNO neemt psychosociale arbeidsbelasting al jarenlang bij werknemers toe. Deze belasting wordt veroorzaakt door een te hoge werkdruk en ongewenste omgangsvormen van collega’s of derden, zoals klanten. De gevolgen van een te hoge PSA kunnen groot zijn: uw werknemers kunnen een toenemende werkstress ervaren en zelfs een burn-out krijgen. Burn-out door werkstress is een groot probleem binnen werkend Nederland, met 1,3 miljoen werknemers met burn-out klachten en verzuimkosten van 3,1 miljard euro voor werkgevers. Naast de impact op uw bedrijf is er ook een wettelijke verplichting om een te hoge PSA te voorkomen of te beperken. Wat voor beleid voert u om PSA tegen te gaan? In dit artikel gaan we in op de regels omtrent PSA, de oorzaken, gevolgen en oplossingen.

Wat is PSA?

Omdat de meeste mensen een groot deel van hun tijd op hun werk besteden, is het belangrijk dat dit een gezonde werkomgeving voor ze is. Dat gaat niet alleen om arbeidsomstandigheden als werkplek en veiligheid, maar ook om belasting op gebied van mentale gezondheid en de sociale omgang met collega’s en derden, zoals klanten, cliënten, patiënten. Wanneer er namelijk sprake is van ongewenste omgangsvormen hiermee, zoals pesterijen, agressie en geweld, discriminatie of seksuele intimidatie, kan dit een grote invloed hebben om het welzijn van uw medewerker. Er kan ook sprake zijn van een te hoge werkdruk. Wanneer er sprake is van een te hoge werkdruk en ongewenste omgangsvormen, kan dit leiden tot werkstress en de daarbij behorende fysieke, mentale en sociale klachten. Dit wordt volgens de Arbowet psychosociale arbeidsbelasting genoemd.

PSA in de Arbowet

Iedere werkgever is volgens de Arbowet verplicht beleid te voeren dat zich richt op het voorkomen of beperken van psychosociale arbeidsbelasting als dit een risico vormt binnen de organisatie. U bent daarbij bijvoorbeeld wettelijk verplicht met een Risico Inventarisatie & Evaluatie deze risico’s in kaart te brengen. Ook uw werknemers hebben volgens de wet verantwoordelijkheden hierin. Uw werknemer is verplicht om naar eigen vermogen zorg te dragen voor zijn of haar eigen veiligheid en gezondheid en die van de andere betrokken personen. Als de Inspectie SZW beoordeeld dat u er te weinig aan doet, kunnen zij maatregelen nemen. Ook riskeert u dan hoge boetes.

Werkdruk als risico

Er wordt van werkdruk gesproken wanneer de balans tussen werkbelasting en en de belastbaarheid van de werknemer verstoord is. Werkdruk komt voor in alle sectoren, alle bedrijven, en elke soort functie. Wel is gemeten dat het risico over het algemeen hoger is in een aantal sectors, zoals de financiele dienstverlening en de horeca. Een te hoge werkdruk kan leiden tot werkstress, met verschillende gezondheidsklachten als gevolg en in het bijzonder ziekteverzuim en langdurig uitval door burn-out. En dat is een belangrijk gegeven, want de verzuimkosten door werkstress zijn inmiddels opgelopen tot 3,1 miljard euro voor Nederlandse werkgevers. 

Werkdruk voorkomen of beperken

Omdat de risico’s rondom werkdruk verschillen per sector en per bedrijf, is de enige manier om een goed plan van aanpak op te stellen het allereerst uitvoeren van een onderzoek. Volgens de TNO werkdruk wegwijzer zijn daarin verschillende stappen te onderscheiden:

• Herken de signalen bij uw werknemers, beoordeel of actie nodig is, en betrek uw team bij uw plan van aanpak. Potentiële signalen:
  • Hoog ziekteverzuim
  • Dalende productiviteit
  • Slechte werksfeer of moeizame samenwerking
  • Stress-signalen bij werknemers
• Stel de oorzaken vast via een Risico Inventarisatie & Evaluatie, ga in gesprek met het team en bepaal de focus van de maatregelen door het prioriteren van knelpunten. Oorzaken van te hoge werkdruk kunnen zijn:
  • Wanneer uw werknemer het werk niet binnen de gestelde tijd af kan krijgen of niet meer aan de gestelde eisen kan voldoen. 
  • Werkomstandigheden als conflicten en te weinig pauzes of vakantie
  • Persoonlijke situatie, zoals problemen thuis of een perfectionistisch karakter bij uw werknemer
• Dan is het zaak oplossingen te verzamelen en keuzes te maken in de te uitvoeren acties.
  • Arbocatalogi, praktische oplossingengidsen op brancheniveau.
  • De Digitale Kaartenbak van de Stichting van de Arbeid met oplossingen voor veel voorkomende knelpunten.
  • Over het algemeen wordt meer autonomie in het indelen van tijd (pauze, verlof), de werkinhoud en de manier waarop uw werknemer het werk uitvoert als een effectieve strategie genoemd. 
  • Minder taken of meer collega’s. Onderbezetting kan een grote oorzaak zijn voor verhoogde werkdruk. 
  • Het werk anders organiseren (bijvoorbeeld minder protocollen of een beter functioneel ICT systeem). 
  • Steun van collega’s en je leidinggevende bij de uitvoering van je werk.

Meer of minder werkdruk met thuiswerken?

TNO heeft ook onderzoek gedaan naar de risico’s en gezondheidseffecten van thuiswerken. Er werden verschillende voordelen worden genoemd, zoals meer vrije tijd en autonomie bij werknemers en kostenbesparingen en hogere productiviteit bij werkgevers. Toch blijkt ook dat er op het gebied van fysieke en psychosociale belasting risico’s bijkomen. Deze risico’s kunnen leiden tot een afname van motivatie, concentratie en productiviteit, maar ook tot een toename van gezondheidsproblemen. Dit zijn onder andere:

• Gebrek aan contact
• Vervagende scheiding tussen privé en werk
• Langere werkdagen zonder pauze

Werkdruk verminderen bij thuiswerken

Om werkdruk te verminderen bij thuiswerken zijn vaak al verschillende maatregelen genomen, of is men bezig met het implementeren hiervan in het beleid. Werkgevers geven over het algemeen wel aan dat er individuele verschillen zijn tussen werknemers en dat niet alle maatregelen voor iedereen werken. Volgens experts worden de volgende maatregelen als effectief beoordeeld:

• Maatregelen met betrekking tot het risico van gebrek aan contact, lange werkdagen en weinig pauzes:
  • Kennis en vaardigheden ontwikkelen met betrekking tot het leidinggeven op afstand
  • Het opzetten van een buddysysteem
  • Vaste contactmomenten met de leidinggevende
• Maatregelen met betrekking op het risico van fysieke belasting komen over het algemeen op het hetzelfde neer en hebben te maken met verbetering van de thuiswerkplek.

Best practices

Ook worden een aantal best practices genoemd met betrekking op het verlagen van fysieke en psychosociale belasting:

• De drempel om aan de bel te trekken moet zo laag mogelijk zijn. Het helpt om werknemers een duidelijke overzicht en doorverwijzingen te bieden van waar ze met welke problemen terecht kunnen.
• Leidinggevenden moeten het gesprek aangaan met hun werknemers over hoe de thuissituatie is en of er ruimte is voor maatwerk in afspraken. Aandacht voor de persoonlijke situatie wordt als belangrijk ervaren.
• Veerkracht is belangrijk: een speciale (corona)taskforce bleek een goede motor te zijn om taken te verdelen en dingen in gang te zetten.
• Door veel en duidelijke communicatie vanuit de leidinggevende blijven medewerkers zich meer betrokken voelen bij de organisatie.
• Het blijkt ook effectief input van uw medewerkers zelf te vragen: waar is behoefte aan en hoe kan de organisatie daar een bijdrage aanleveren. Uw werknemers leveren creatieve ideeën aan en voelen zich extra betrokken bij het beleid en de maatregelen. Werknemers kunnen problemen signaleren en verbeteringen aanreiken aan leidinggevenden.

Ongewenste omgangsvormen

Ruim 1,2 miljoen werknemers hebben te maken met ongewenste omgangsvormen met hun collega’s of derden, zoals cliënten, patiënten en klanten. Bijna 1 op de 3 vrouwen heeft bijvoorbeeld wel eens te maken gehad met seksuele intimidatie op de werkvloer. Ook blijkt uit onderzoek dat Nederlandse werkenden nog altijd gediscrimineerd worden vanwege hun afkomst, leeftijd en geslacht, bij de sollicitatie en op de werkvloer. Een overzicht van verschillende ongewenste omgangsvormen:

• Agressie en geweld, verbaal, fysiek en psychisch. 
• Arbeidsdiscriminatie, bijvoorbeeld op gebied van afkomst, gender, godsdienst, seksuele geaardheid. 
• Pesterijen. 
• Seksuele intimidatie, verbaal, non-verbaal en fysiek

Wat kunt u doen tegen ongewenste omgangsvormen?

Verschillende maatregelen en hulpbronnen zijn handig om ongewenste omgangsvormen te voorkomen of tegen te gaan. U kunt ook de zelfinspectietool Werkdruk en Ongewenst gedrag gebruiken om te zien hoe uw aanpak beoordeelt wordt. Denk bijvoorbeeld aan de volgende maatregelen:

• Onderzoek laten uitvoeren waarbij de anonimiteit van uw werknemers bewaard wordt.
• Een goed werkend alarmsysteem met een adequate alarmprocedure
• Een vertrouwenspersoon en klachtencommissie benoemen.
• Gedragscode en een klachtenprocedure opstellen en een protocol tegen agressie en geweld.
• Voorlichting omtrent seksuele intimidatie, arbeidsdiscriminatie, pesten.
• Opvangen, begeleiden en bieden van nazorg aan slachtoffers
• Een regeling op het aanpakken van daders
• Evalueren of de maatregelen het gewenste effect hebben

Takeaways

• Psychosociale belasting wordt voornamelijk veroorzaakt door een te hoge werkdruk en ongewenste omgangsvormen. 
• Het is volgens de Arbowet verplicht een beleid te voeren dat gericht is op het verlagen van PSA. Met een RI&E is het belangrijk risico’s in kaart te brengen.
• De werkdruk kan door verschillende oorzaken te hoog worden bij uw werknemers. Maak een plan van aanpak op maat.
• Thuiswerken brengt andere risico’s omtrent werkdruk met zich mee. Onderzoek naar effectieve maatregelen loopt nog, maar het belangrijkste is om goed zicht te hebben op de behoeften van uw werknemers.
• Veel mensen hebben last van ongewenste omgangsvormen zoals pesten, agressie en geweld, seksuele intimidatie en arbeidsdiscriminatie. Zet stappen om dit te bestrijden in uw bedrijf.