Hoe ontwikkelt u een thuiswerkbeleid voor uw bedrijf?

Heeft u al een plek gegeven aan thuiswerken in uw beleid? Thuiswerken blijft een populaire manier van werken volgens onderzoek van de Rijksoverheid. Het is ondertussen ook een belangrijke arbeidsvoorwaarde geworden waar veel werknemers hun baan op uitzoeken. Reden genoeg om het thuiswerken te implementeren in uw beleid en bedrijfscultuur. In dit artikel bespreken we wat u mee kunt nemen in het opstellen van een thuiswerkbeleid voor uw bedrijf.

Hoe populair is thuiswerken?

Toen thuiswerken de norm werd waren de verwachtingen hooggespannen. Inmiddels is gebleken dat thuiswerken allerlei voordelen heeft en ook nog eens erg populair is bij werknemers. Volgens onderzoek wil 42% van de werknemers graag hybride blijven werken. En 24% wil zelfs het liefst volledig thuiswerken. Als een toenemend populaire arbeidsvoorwaarde is thuiswerken daarbij niet alleen positief voor werknemers. TNO concludeerde bijvoorbeeld dat het aantal mensen met burn-outklachten licht daalde met 1,2 miljoen in 2020, tegenover 1,3 miljoen in 2019. Ook is volgens TNO het aantal meldingen van extern ongewenst gedrag, zoals van klanten of patiënten, op het laagste niveau sinds 2005. Reden genoeg een thuiswerkbeleid te ontwikkelen om de regels en hulpbronnen goed in banen te leiden. Veel bedrijven hebben thuiswerken al permanent in hun beleid opgenomen. Over het algemeen worden de volgende zaken genoemd als voordelen van thuiswerken:

• Betere werk/privé balans voor werknemers door gebrek aan reistijd en meer autonomie en flexibiliteit rondom werk.
• Hogere productiviteit en concentratie bij het werk.
• Minder ziekteverzuim. En mensen die lichte ziekteverschijnselen hebben blijven thuis vaker doorwerken.

Wat is een goed thuiswerkbeleid?

Volgens het Arboportaal, als initiatief van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, leidt een goed arbobeleid tot duurzame inzetbaarheid en verhoogde productiviteit. Ook beperkt het gezondheidsrisico’s, vermindert het ziekteverzuim en bevordert het de re-integratie. Om deze zaken binnen het thuiswerkbeleid terug te laten komen kan het zijn dat u andere maatregelen moet maken dan gewend. Bij de verplichtingen rondom uw arbobeleid horen in ieder geval:

• RI&E, een Risico-inventarisatie & -evaluatie om een veilige en gezonde werkplek te waarborgen. Wanneer thuiswerken nog niet is meegenomen in het rapport kan het handig zijn de RI&E te vernieuwen. Deze moet ook altijd actueel zijn.
• PAGO of PMO. U bent verplicht periodiek een arbeidsgezondheidskundig onderzoek aan te bieden aan uw werknemers. Ook wanneer zij thuiswerken.
• Preventiemedewerker, die ondersteunt bij ziekteverzuimpreventie. 
• Bedrijfsarts of Arbodienst. Met thuiswerkers kan het lastiger zijn bepaalde hulpbronnen te bieden. Het is wel belangrijk dat uw werknemers toegang hebben tot een bedrijfsarts. Daarom is een heldere communicatie rondom de hulpbronnen effectief. Ook wanneer u een of meerdere vertrouwenspersonen instelt.

Welke onderdelen horen in een thuiswerkbeleid?

Ontwikkelt u voor het eerst uw beleid rondom thuiswerken? Om een effectief thuiswerkbeleid te ontwikkelen moet over een aantal zaken opnieuw worden nagedacht. Hoe maakt u de werkplek veilig en gezond als dit binnen de privésfeer van uw werknemer is? En hoe zorgt u ervoor dat uw werknemer goed omgaat met de werkdruk? Is het lastiger om een meldpunt voor een vertrouwenspersoon in te zetten bij thuiswerken? In een thuiswerkbeleid kunt u verschillende regelingen opnemen:

• Welke functies en functiegroepen in aanmerking komen om thuis te mogen werken.
• Hoeveel dagen er per periode thuisgewerkt mag worden.
• Welke activiteiten, zoals brainstorms of bepaalde vergaderingen, wel op kantoor moeten plaatsvinden.
• Wat de regels zijn rondom overuren of flexibele werktijden.
• Hoe de communicatie binnen het team, maar ook tussen u en uw werknemers en eventueel andere leidinggevenden is geregeld.
• Hoe de privacyregels nageleefd moeten worden.
• Op welke manier werknemer vitaal en duurzaam kunnen werken, met oog op hun gezond- en veiligheid. Ook als het gaat om duurzame inzetbaarheid en het bewaken van een gezonde werk-privé balans.

Ergonomie en gezondheid

Een van de meest genoemde nadelen van thuiswerken is het gebrek aan een ergonomisch ingerichte werkplek. Niet alleen als het gaat om kantoormeubels. Maar er is vaak ook een gebrek aan zaken als een goed beeldscherm of laptopverhogers. Om ervoor te zorgen dat uw werknemers geen klachten krijgen loont het dit soort zaken op te nemen in uw thuiswerkbeleid. U kunt bijvoorbeeld een budget bieden zodat uw werknemer zelf een werkplek kan inrichten. Maar u kunt ook meubels en elektronica laten lenen van kantoor. Een aantal zaken rondom een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek waar u aan kunt denken:

• Laptopverhoger
• Ergonomische muis en toetsenbord
• Tweede beeldscherm of groter beeldscherm
• Comfortabele bureaustoel en verstelbare tafel
• Omdat uw werknemers thuis langer de verwarming aan zal hebben, kan het lonen een budget hiervoor aan te bieden. 
• Voldoende luchtverfrissing en eventueel een ventilator voor de hete zomerperiodes.

Vitaliteit en teamcontact

Fijn dat werknemers niet meer worden afgeleid door hun collega’s die met koffiepauze willen. Maar wat doet een gebrek aan sociale contacten op werk nog meer? Dit soort zaken die niet direct invloed lijken te hebben op werk, hebben wel vaak impact op de manier van werken. Denk bijvoorbeeld aan vriendschappelijk contact tussen collega’s zodat de samenwerking goed verloopt. Contact tussen collega’s is niet meer zo vanzelfsprekend, waardoor het kan lonen hier extra en bewust aandacht aan te geven. Of een goede voeding en voldoende beweging om de gezondheid op peil te houden. Het begrip vitaliteit en het opstellen van een vitaliteitsbeleid zorgt voor 27% minder ziekteverzuim en zorgt ook nog eens voor meer bevlogen werknemers. Om ook thuis te zorgen voor een sterke vitaliteit kunt u bewuster besluiten maken rondom vitaliteit voor uw thuiswerkbeleid:

• Bijvoorbeeld een budget bieden voor gezonde boodschappen, of een boodschappenbox sturen.
• Extra contactmomenten tussen collega’s organiseren. Bijvoorbeeld een uurtje samen online yoga of, een popquiz of vrijdagmiddag borrel.
• Zelfs als uw werknemers voornamelijk thuiswerken kan het fijn zijn elkaar toch fysiek te zien, bijvoorbeeld met uitjes en events. 
• Zorg dat uw werknemers voldoende pauze nemen en bewegen. De Hersenstichting ontwikkelde de app Ommetje met een competitief element om het wandelen te stimuleren, ook binnen teams. 

Innovatief en efficiënt werken

Als voordeel van thuiswerken wordt vaak genoemd dat het een zeer efficiënte manier van werken is. Niemand wordt gestoord door collega’s die een babbel komen maken, er is geen vermoeiende reistijd meer. Veel mensen concentreren zich dan ook beter wanneer ze thuis werken, hoewel dat niet voor iedereen het geval is. Ook kan het zijn dat mensen onbewust veel overwerken omdat er een hogere mate van autonomie en flexibele indeling is van het werk. De werk/privé balans werd over het algemeen als verbeterd ervaren door de meeste mensen. Om deze balans te bewaken kunt u de volgende maatregelen opnemen in uw thuiswerkbeleid:

• Bewaken van werktijden zodat uw werknemers niet overwerken en hun werk kunnen loslaten wanneer ze klaar zijn. Op dit moment ligt er ook een wetsvoorstel voor het recht op onbereikbaarheid. 
  • Spreek tijden af waarna geen werkcontact mag plaatsvinden. Dit kan naast flexibele werktijden bestaan.
  • Zelfs met flexibele werktijden is het belangrijk het aantal uren aan te houden dat uw werknemer hoort te werken volgens contract.
  • Ook kan het belangrijk zijn de focus te verleggen van het aantal uur dat iemand werkt naar het afmaken van taken. Zo kan iemand flexibel sommige dagen eerder klaar zijn en andere dagen nog even wat langer iets afmaken om de balans te houden.
• Online vergaderingen kunnen tijdrovend zijn, zeker indien men te maken heeft met niet optimale internetconnecties. 
  • Zorg voor goede internetconnecties bij thuiswerkers en dat de software voor videocalls bij iedereen goed werkt. Ook als het gaat om camera’s, microfoons of eventueel headsets.
  • Een goed protocol rondom online vergaderingen opnemen in uw thuiswerkbeleid kan zeer effectief zijn. Werk met een agenda en iemand die de vergadering leidt. Maar ook door bijvoorbeeld selectiever te zijn: kan deze vergadering ook als e-mail plaatsvinden? 
  • In sommige gevallen, zoals gezamenlijke brainstorms of persoonlijke zaken, kan het dan juist handiger zijn te kiezen voor een fysieke vergadering. 

Takeaways

• De Rijksoverheid zei het al: thuiswerken is een blijvertje. Daarom is het aanbevolen een efficiënt en duidelijk thuiswerkbeleid op te stellen.
• Volgens onderzoek heeft thuiswerken een positieve invloed op werknemers. Ze zijn over het algemeen productiever en verzuimen minder.
• Neem praktische zaken op in uw thuiswerkbeleid. Zoals regelingen rondom werktijden, overwerken, interne communicatie en de hoeveelheid thuiswerkdagen. 
• Zorg voor een ergonomisch ingerichte werkplek voor uw werknemer thuis door bijvoorbeeld kantoormeubels uit te lenen of een budget hiervoor te bieden.
• Meer bewustzijn rondom efficiënt werken door communicatie te versterken online, selectief te zijn rondom vergaderingen en werktijden te bewaken om te voorkomen dat iemand burn-outklachten krijgt.