Meer aandacht voor preventie van ziekteverzuim sinds Corona

Het ziekteverzuim loopt al jaren op. In het vierde kwartaal van 2020 werd gemeten dat het ziekteverzuim in 18 jaar niet zo hoog was, namelijk 4,9%. Na de eerste golven Corona is het percentage ziekteverzuim nog steeds hoger dan normaal. En als gevolg zijn de kosten van het algehele ziekteverzuim opgelopen tot 13,3 miljard euro in loondoorbetaling, waarvan 6,1 miljard werkgerelateerd. Allemaal cijfers die vertellen dat bedrijven meer te maken hebben met ziekteverzuim sinds de komst van Corona. En een goede reden om meer aandacht te besteden aan preventie. Maar door de veranderende arbeidsomstandigheden, met name door de ingevoerde maatregelen tijdens Corona, zijn er nieuwe factors bijgekomen. Ook werkte een groot gedeelte van de mensen vanaf de start van Corona in 2020 vaker thuis, een trend die nu doorzet. Op wat voor manier wordt er meer aandacht besteedt aan preventie sinds de pandemie? En wat voor maatregelen kunt u treffen als werkgever?

Werkgerelateerd verzuim

Over het algemeen wordt de trend van het hoger oplopende percentage ziekteverzuim eind 2020 voornamelijk verklaard door een te hoge werkdruk. Daarnaast ervaarde volgens TNO 16% van de werknemers in 2020 burn-out. Ook steeg de gemiddelde duur van burn-outs van van 242 naar 290 dagen. De totale kosten van loondoorbetaling door werkgerelateerd verzuim is 6,1 miljard euro. Allemaal redenen om extra aandacht te leggen op uw arbobeleid en eventuele aanpassingen te maken om deze nieuwe cijfers tegen te gaan. Door de veranderende werksituatie onder de loep te nemen is het mogelijk om de strategie aan te passen op de grootste veroorzakers van dit verzuim. Denk bijvoorbeeld aan de trend van het thuiswerken, uitval door verzuimende werknemers die de stress verhogen op de andere werkers door onderbezetting, en aangepaste arbeidsomstandigheden op locatie. Een vernieuwde aandacht naar ziekteverzuimpreventie is het gevolg.

Veranderende werksituatie

Volgens onderzoek van NEA-COVID-19 kwam naar voren dat veel werkgevers nieuwe maatregelen instelden om de gezondheid van hun medewerkers te waarborgen tijdens de pandemie. De meest voorkomende maatregelen:

• Het toepassen van de algemene COVID-19 maatregelen (afstand houden, handen wassen; 83%)
• Het mogelijk maken van thuiswerken (63%)
• Een maximum aantal mensen tegelijkertijd aanwezig in het bedrijf (47%)

Thuiswerken

Tijdens de lockdown ging een groot deel van werkend Nederland thuiswerken, uit extra aandacht naar ziektepreventie vanuit werkgevers. Nu we wat verder in de tijd zijn, lijkt dit toch een blijvend effect te hebben op onze manier van werken. Volgens TNO gaf bijna een kwart van de werknemers aan na Corona thuis te willen blijven werken, naar een meting in 2021. Daarnaast wilt 43% van de werknemers thuiswerken graag combineren met werken op locatie. Er wordt ook gesproken over een wet op het recht op thuiswerken. Toch zijn er veel verschillende bedrijven die thuiswerken een vast onderdeel willen maken van hun beleid, zoals VodafoneZiggo. Zij ontwikkelden een beleid voor de lange termijn waarbij werknemers de helft van de tijd thuis mogen werken, ook als alles weer normaal wordt.

Risico’s met thuiswerken

Natuurlijk heeft deze nieuwe thuiswerktrend bijkomstige voor- en nadelen, voor werknemer en bedrijf. Over het algemeen worden veel verschillende voordelen van thuiswerken genoemd door de werknemers. Zoals de tijdwinst door minder reistijd, meer vrijheid om de dag in te delen en meer tijd met het gezin. Ook was het natuurlijk het doel werknemers bescherming te bieden tegen ziekte van Corona. Aan de andere kant zijn er op het gebied van psychosociale belasting verschillende risico’s bijgekomen met thuiswerken. Deze risico’s kunnen leiden tot een afname van motivatie, concentratie en productiviteit. Maar ook tot een toename van gezondheidsproblemen. Allemaal risico’s die kunnen leiden tot meer verzuim, en dan voornamelijk:

• Gebrek aan contact
• Een vervagende scheiding tussen werk en privé
• Langere werkdagen met weinig pauze

Werkdruk

Een vervagende scheiding tussen werk en privé, en de langere dagen met weinig pauze zijn risico’s die grote invloed kunnen hebben op de werkdruk. Wanneer uw werknemers langdurig te maken hebben met een te hoge werkdruk, kunnen ze werkstress krijgen. Werkstress kan leiden tot lichamelijke of psychische klachten waardoor werknemers sneller verzuimen. Als werkgever heeft u de plicht te zorgen dat de psychosociale arbeidsbelasting op het werk niet te hoog wordt. Om de nieuwe risico’s tegen te gaan zijn nieuwe, creatieve manieren van stress verlichten en aanpassingen nodig om verzuim tegen te gaan.

Werk-prive balans 

Volgens TNO zijn de voornaamste stressfactoren bij werknemers de moeite met concentreren en de combinatie tussen werk en privé. Wanneer de balans tussen werk en privé verstoord is, kan dit een grote factor zijn in het ontwikkelen van burn-out. Het managen van een goede werk-privé balans wordt door werknemers als grootste onderwerp genoemd als het gaat om gezondheid en vitaliteit, en is daarmee een topprioriteit. Helaas is gebleken dat de werk-privé balans juist is verslechterd door Corona. Welke zaken kunnen deze werk-privé balans verstoren en welke aandacht kunnen werkgevers geven aan de preventie van deze klachten? 

• Verstoring van de werk-privé balans met name door thuiswerken:
  • Werknemers werken te lang door. Het percentage thuiswerkers dat overwerkt is nagenoeg gelijk gebleven op 30% maar het aantal overuren dat ze maken is verdubbeld naar 9,3 uur.
  • Bij thuiswerken is het moeilijker het werk los te laten na werktijd, werknemers staan constant in werkstand.
  • Er wordt steeds meer verwacht dat werknemers bereikbaar zijn buiten werktijd. Er worden stappen gemaakt om een wet voor het recht op onbereikbaarheid in te stellen.
• Wat kan worden gedaan om deze klachten te verminderen?
  • Het strikt bewaken van de werktijden. Zorg dat werknemers die een verhoogde werkdruk hebben niet meer werken buiten werktijd.
  • Dit betekent ook dat werknemers onbereikbaar mogen zijn buiten werktijd.
  • Het ontwikkelen van een vitaliteitsprogramma op basis van de wensen en behoeften van uw werknemers.
  • Het aanbieden van flexibele arbeidsvoorwaarden.
  • Het in de gaten houden van de werkdruk bij uw werknemers en maatregelen treffen wanneer blijkt dat deze te hoog is. 

Onderbezetting

Ook moet uitgekeken worden dat er geen onderbezetting plaatsvindt door het uitvallen van werknemers binnen een team. Dat betekent dat er niet voldoende draagkracht in mensen is voor de hoeveelheid werk die gedaan moet worden. Werknemers nemen meer werk op zich dan ze (op termijn) aankunnen met allerlei risico’s van dien:

• Er ontstaat ongezonde werkdruk.
  • Houd de werkdruk in de gaten van de rest van het team en huur extra hulp in voor extra handen bij het werk.
• Medewerkers vallen uit met burn-out of andere klachten.
  • Zorg voor een goed re-integratietraject en maak aanpassingen op de werksituatie zodat het niet gebeurt bij overige collega’s
• Er ontstaat een gespannen sfeer op de werkvloer en eventueel teamconflicten.
  • Bemiddel tussen collega’s en zorg dat werk goed verdeelt is.

Mentaal welzijn

Hoewel vaak de ondergesneeuwde kant van welzijn, is psychisch welzijn zeker een belangrijk topic sinds het toch wel collectieve trauma van de pandemie. De werkstress is toegenomen, de werk-prive balans is verstoord, en is er een algehele stijging van angst door de pandemie. Ook hebben veel mensen tijdens de pandemie en met het nieuwe thuiswerken ook meer gebrek aan sociale contacten. 1 op de vijf werknemers kwam in 2020 vrijwel niemand tegen van werk. Allemaal factoren die van grote invloed kunnen zijn op het mentale welzijn van uw werknemers. En negatieve gevolgen kunnen hebben die leiden tot verzuim.

Traumatische gebeurtenis

Een niet te ontlopen topic bij verzuimpreventie in deze tijd is de trauma veroorzaakt door Corona. Naast dat de pandemie een wereldwijde traumatische gebeurtenis is, zijn sommige mensen harder geraakt. Uw werknemers hebben wellicht iemand verloren onder familie of vrienden, of zijn eventueel zelf erg ziek geweest. Dan zijn er ook nog de echtscheidingen als gevolg van de lockdown, kinderen die eventueel achterlopen op school. Ruzies over (het volgen van) de maatregelen en het wel of niet vaccineren heeft ook menig vriendengroepen, maar vooral families, uit elkaar gedreven. 

Preventie van uitval door psychische klachten

De leidinggevende kan ter preventie van uitval door psychische klachten meer aandacht geven aan de volgende stappen:

• Zorg voor een gezonde werkomgeving:
  • Geef waardering en feedback aan uw werknemer
  • Bespreek persoonlijke doelen
  • Maak ruimte voor informeel contact tussen collega’s
  • Faciliteer contactmomenten zoals een borrel of mindfulness sessie
  • Creëer een sfeer waarin openlijk over mentaal welzijn kan worden gesproken door het belang hiervan te benadrukken
  • Vraag medewerkers waar ze behoefte aan hebben en neem ze mee in besluitvorming
• Verminder risicofactoren en reageer op vroege signalen:
  • Let bijvoorbeeld op: frequent verzuim, weinig contact met andere collega’s, veel klagen/problemen zien, weinig verlof opnemen
  • Durf het gesprek aan te kaarten met respect voor de privacy en grenzen van uw werknemer. Vul hierbij niet zelf het verhaal in, maar leg de nadruk op luisteren zonder oordeel en vraag waar de werknemer behoefte aan heeft.
  • Dit is een eerste stap in ondersteuning, en daarna is het de vraag of professionele hulpverlening moet worden ingeschakeld, bijvoorbeeld op gebied van financiën, mentale gezondheid, gezinsleven of huiselijk geweld.
• Schakel hulp in:
  • Zorg voor een intern aanspreekpunt, zoals een HR-medewerker.
  • Arbeidsdeskundige, deze heeft expertise op het gebied van belasting en belastbaarheid.
  • Bij verzuim wordt de bedrijfsarts ingeschakeld, maar het kan effectief zijn daarvoor al de bedrijfsarts in te schakelen. Samen kunt u een preventieplan opstellen.
  • Externe hulp als een coach of psycholoog
• Voorkom langdurig uitval:
  • Stem af met de medewerker en bekijk waar de ondersteuningsbehoefte ligt.
  • Houd contact.
  • Bespreek met de bedrijfsarts eventuele onderliggende werkfactoren, werkaanpassingen, interventies of een probleem op de werkvloer.

Begeleiding bij rouw

Voor sommige mensen verbleken de trauma’s door het verstrijken van de tijd, maar voor anderen is het belangrijk hier met professionals aan te werken. Rouwdeskundigen zeggen dat leidinggevenden over het algemeen niet juist omgaan met rouwende medewerkers, vooral op lange termijn. Hierdoor is het ziekteverzuim onder deze mensen hoger dan noodzakelijk. Goede begeleiding zou het verzuim al met een kwart kunnen terugdringen. Dat is niet alleen gunstig voor het bedrijf, maar ook voor de rouwende: blijven werken helpt juist in het verwerkingsproces. Het opnieuw evalueren van de begeleiding die u als leidinggevende biedt aan een rouwende medewerker kan daarom het gerelateerde ziekteverzuim al sterk verlagen. Bedenk dat de pijn van dit soort trauma’s jaren kunnen aanhouden. Een aantal punten hierbij:

• Begrip tonen als leidinggevende is allereerst erg belangrijk. En niet alleen direct na de gebeurtenis, maar ook op langere termijn.
• Als de begeleiding lastig gaat is het inhuren van een coach of psycholoog ook erg effectief. 
• Indien de werknemer thuis werkt is het belangrijk regelmatig contact te houden.

Vitaliteit

Wanneer u een beleid voert dat zich focust op de vitaliteit van uw werknemers kan verzuim ook sterk terugdringen, uit onderzoek zelfs met 27%. Vitaliteitsexperts menen zelfs dat het focussen op vitaliteit in plaats van symptoombestrijding bij de uitputting van werknemers na Corona effectiever is. Vitaliteit gaat om het leven en werken op een wijze die gezond kan worden genoemd, en deze levenswijze stimuleren is deel van het beleid. Het is over het algemeen minder vanzelfsprekend om te focussen op vitaliteit bij thuiswerken. Niet meer op de fiets naar kantoor, geen gezellige uitjes of gezamenlijke hardloopgroepjes. Er moet vaak extra moeite worden gedaan om banden te versterken en een fijne werksfeer te creëren, met online mogelijkheden. Een vitaliteitsbeleid dat is aangepast op dat nieuwe deel thuiswerkers biedt verschillende nieuwe creatieve ideeën:

• Het bieden van een sportabonnement, zodat de werknemer zelf aan hun gezondheid kan werken.
• Aanmoediging om naar buiten te gaan met pauzes, en vaker dit soort pauzes te houden. Bewegen, buitenlucht, en het even loskoppelen van het werk is een goede manier om daarna met frisse motivatie verder te werken.
• Werknemers stimuleren om gezond te lunchen, ook als dit niet meer gemakkelijk mogelijk wordt gemaakt door een goede bedrijfskantine.
• Online activiteiten als yoga, sportlessen en workouts.
• Educatieve lezingen met interessante stof om uw werknemers ook mentaal te stimuleren.
• Online uitjes, zoals pub quizzes, borrels, een virtuele wijnproeverij

Takeaways:

• Door de ontwikkeling van de situatie in de wereld en de veranderingen op de werksituatie is het belangrijk met hernieuwde aandacht naar een strategie voor preventie van ziekteverzuim te kijken.
• Volgens cijfers steeg werkgerelateerd verzuim aanzienlijk. Aanpassingen aan de werksituatie zoals thuiswerken zorgt voor meer werkstress. Daarnaast bestaat er vaak onderbezetting door uitval van collega’s waardoor meer mensen kunnen uitvallen.
• De verstoring van werk-privé balans en overwerken, vaak ook door het nieuwe thuiswerken, zijn grote factoren voor ziekteverzuim. Bewaak de werktijden van uw werknemers en los onderbezetting snel op.
• Denk ook aan preventie voor uitval door psychische problematiek. Verminderd mentaal welzijn door angst, trauma en isolatie (door thuiswerken) zijn risico’s die een groot effect kunnen hebben en goed begeleidt moeten worden.
• Investeer in een vitaliteitsbeleid dat aangepast is op de nieuwe werksituatie