Thuiswerken en werken op afstand: De belangrijkste uitdagingen uitgelicht

Thuiswerken werd al veelal gedaan door freelancers, maar tijdens de pandemie verplaatsen veel bedrijven het werk noodgedwongen naar huis. Na onderzoek blijkt dat bijna 90% van de huidige thuiswerkers ook na de versoepelingen van de coronamaatregelen naar een hybride werkvorm wilt, deels thuis en deels op kantoor. Dit maakt flexibel werken beter mogelijk. Thuiswerken lijkt in ieder geval een vast onderdeel te worden van het nieuwe normaal. Maar, is het even rendabel als werknemers thuiswerken, wat komt hierbij kijken en wegen de voordelen wel op tegen de nadelen? Lees hieronder tegen wat voor uitdagingen u als werkgever aan kunt lopen.

Wat is de impact van thuiswerken op werkstress?

Jaarlijks melden veel mensen zich ziek vanwege werkstress: het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid noemt werkstress zelfs beroepsziekte nummer 1. Een werknemer met een burn-out is gemiddeld zes tot negen maanden niet aan het werk. Volgens het AD wordt tenminste een derde van het ziekteverzuim veroorzaakt door werkgerelateerde psychische klachten. De grootste risico’s hierbij zijn:

• Werkdruk
• Baanonzekerheid
• Agressie en geweld
• Intimidatie op en rond het werk
• Verstoorde balans tussen werk en privé

Dat laatste is nu net een groot risico met thuiswerken. Een duidelijke scheiding hiertussen kan ontbreken wanneer uw werknemers hoofdzakelijk vanuit huis werken. De werkdruk kan hierdoor ook toenemen. Een aantal tips om de werkdruk te verlagen:

• Werkstress bespreekbaar maken is een eerste belangrijke zet. Hierdoor krijgt u inzicht in de problemen bij uw werknemers en kunt u hiervoor oplossingen bedenken.
• De focus moet liggen op output in plaats van de hoeveelheid uur dat uw werknemer werkt. Het duidelijk maken dat uw werknemers buiten werktijden niet doorwerken, terugmailen of constant bereikbaar zijn kan hierbij goed helpen. 
• Een cultuur creëren waarbinnen medewerkers worden gestimuleerd om een gezond en actief leven te leiden verlaagt de werkdruk.
• Coaching voor werknemers die door een verstoorde werk/privé balans psychisch in de knoop komen kan ook zeer effectief werken.

Is een gezonde werkplek mogelijk bij thuiswerken?

Een goede werkplek is uitermate belangrijk bij het voorkomen van verzuim. Op kantoor is dit overzichtelijker aan te pakken, bijvoorbeeld door te zorgen dat bureaus op de juiste hoogte staan, er voldoende frisse lucht en daglicht is en dat de temperatuur goed geregeld is. Ook is het makkelijker overzicht te houden op de sfeer op de werkvloer. Het voorkomen van gezondheidsrisico’s, fysieke overbelasting en stressfactoren kan ervoor zorgen dat uw werknemers productiever zijn. De werkplek thuis is moeilijker te controleren.

• Als groot nadeel van thuiswerken wordt het ontbreken van een goed ingerichte, ergonomisch ingestelde werkplek genoemd. Een arbodienst kan hierbij goed adviseren. Een aantal tips om de werkplek veiliger te maken:
  • Een comfortabele stoel van kantoor tijdelijk over te plaatsen
  • Een laptopverhoger gebruiken als de werktafel niet versteld kan worden
  • Ondersteunen bij de aanschaf van goed meubilair voor de werkplek
• Privé omstandigheden kunnen ook voor stressfactoren zorgen. Verschillende voorbeelden hiervan zijn:
• Sommigen van uw werknemers hebben wellicht een pasgeboren baby die ze van hun werk houdt of middenin een zoom vergadering begint te huilen. 

• Niet alleen baby’s, maar ook kinderen die thuiskomen van school of vrij hebben leiden vaak af.
• Aan de andere kant kan isolatie van werknemers die alleen thuis zitten ook een negatief effect hebben op de motivatie. 

Hoe onderhoud je de werkrelaties met thuiswerkers?

Een belangrijk nadeel van het thuiswerken is verminderd contact met collega’s. Volgens het CBS gaf een op de vijf werknemers eind 2020 aan tijdens het werk hooguit één keer per dag een werkgerelateerde persoonlijke ontmoeting te hebben. DIt heeft invloed op de thuiswerker:

• Werknemers die tijdens het werk vrijwel geen collega’s, patiënten, klanten of leerlingen ontmoeten, voelen zich gemiddeld wat minder verbonden met het bedrijf waarvoor ze werken. 
• Thuiswerkers zijn over het algemeen iets minder tevreden met hun werk. Dit geldt overigens vooral voor mensen die normaal gewend zijn op kantoor te werken, werknemers die doorgaans thuiswerken hebben hier minder last van.

Hoewel thuiswerken veel voordelen heeft, missen de thuiswerkers dus sociale contacten met collega’s. Face-to-face overleggen, bijpraten tijdens de pauze of een praatje bij de koffieautomaat zijn niet meer een optie. Zorg dus voor meer contact met uw werknemers en tussen uw werknemers. Handige tips hierbij zijn:

• Zorg voor duidelijke communicatie met goede apparatuur zoals webcams, microfoons, bedrijfstelefoons en chatten in plaats van emailen.
• Informele gesprekken vooraf aan werkoverleg kan de sfeer verbeteren en de workflow verbeteren
• Breng structuur aan in vergaderingen of gesprekken door als moderator op te treden.
• Bel af en toe een-op-een met uw werknemer om zicht te houden op diens gezondheid en eventuele werkstress. 

Online de werksfeer verbeteren

Werknemers melden zich over het algemeen minder snel ziek als de werksfeer prettig is. Een positieve werksfeer maakt werknemers ook positiever, creatiever en innovatiever. Het kan dus belangrijk zijn om als werkgever te investeren in meer contact tussen uw werknemers en uzelf wanneer uw werknemers thuiswerken. Ook kunt u hiermee de motivatie verhogen. Zet bijvoorbeeld aan tot (kleinschalige) digitale ontmoetingen tussen uw werknemers of meer uitjes buiten het werk. Het zorgen voor regelmatig contact, overleg en sociale steun kan zeker helpen om de werksfeer te verbeteren. 

Hoe populair is thuiswerken?

Omdat thuiswerken ondertussen in de top 5 van populairste arbeidsvoorwaarden staat is het zeker belangrijk om deze vorm van werken als werkgever serieus te nemen. Bijna de helft van de werknemers die door de pandemie thuiswerkt geeft aan op zoek te gaan naar een andere baan indien de werkgever wilt teruggaan naar een volledige werkweek op kantoor.

Aan de andere kant werkt thuiswerken niet voor iedereen. Deze werknemers functioneren bijvoorbeeld beter in een gestructureerde omgeving gescheiden van hun prive situatie. Direct contact helpt ze om beter te werken en zich beter te voelen en tot betere resultaten te komen. 

Waarom zou thuiswerken moeten worden geïmplementeerd?

Bij thuiswerken horen verschillende factoren die bijdragen aan een grotere productiviteit. Thuiswerken levert dus ook ook voor werkgevers voordelen op. Daarom kiezen ook steeds meer werkgevers ervoor om (deels) thuiswerken de norm te maken. Microsoft heeft zelfs aangekondigt verschillende werknemers permanent te laten thuiswerken. Werknemers die hier gebruik van maken geven hun vaste werkplek op kantoor op, maar hebben nog steeds de mogelijkheid om een flexplek op te nemen. Een aantal voordelen van thuiswerken:

• Door het ontbreken van de reistijd, de flexibiliteit om de eigen werkdag in te delen en dus meer ruimte voor een privéleven verlicht de werkdruk. Dit betekent minder risico op burn-out en ziekteverzuim.
• Daarnaast ervaren thuiswerkers meer rust en minder afleiding, onder andere van collega’s. De gewerkte uren worden efficiënter gebruikt. Volgens onderzoek van HR-dienstverlener Securex geeft 86% van de werknemers aan evenveel of meer uren te presteren dan tijdens een vergelijkbare dag op kantoor.
• Thuiswerken verlaagt de drempel om door te werken bij gezondheidsklachten zoals een verkoudheid of andere licht fysieke ongemakken. Van de werknemers geeft 62% aan hierbij thuis door te werken.

Andere afspraken maken belangrijk voor thuiswerken

Thuiswerken brengt andere uitdagingen met zich mee dan werken op kantoor. Naast het vanzelfsprekende dat de werkplek anders is, heeft dit ook invloed op de werksfeer en op de werkrelaties. Daarnaast kan het voordelig dan wel averechts effect hebben op de werkdruk. Een ander soort werken vraagt om andere afspraken tussen u en uw werknemers. Een aantal takeaways van dit artikel.

• Thuiswerken kan een negatieve impact hebben op de werkstress. Maak goede afspraken om de werk/prive balans te onderhouden.
• Het is belangrijk de werkplek van uw werknemers, zelfs bij hen thuis, ergonomisch te maken.
• Werkrelaties kunnen onderhouden worden door de online communicatie goed af te stemmen en online samenkomen ook extra te stimuleren.
• Thuiswerken heeft ook veel voordelen maar het werkt niet voor iedereen.