Thuiswerken: hoe houd je de werkrelatie goed

Thuiswerken wordt steeds populairder. Een deel van de werknemers vindt thuiswerken zelfs fijner dan op een soms drukke kantoortuin. Veel bedrijven kiezen ervoor ook na de coronamaatregelen deze vorm van werken (deels) mogelijk te houden voor hun werknemers of zelfs te stimuleren. Thuiswerken heeft veel voordelen: thuiswerkers zijn over het algemeen productiever en efficiënter. Wel bestaat het gevaar dat er een gebrek aan contact ontstaat tussen werknemers onderling of tussen u en uw werknemer. Hoe kunt u hiermee omgaan en hoe houdt u de werkrelatie met uw werknemer goed? Lees hieronder een aantal tips. 

Wat is een goede werkrelatie en wat is het belang ervan?

De werkrelatie tekent zich af tegen een specifieke werkcontext die de werkrelatie op zijn beurt ook weer beïnvloedt. Deze context bestaat uit onder andere bedrijfscultuur, de veiligheid van een team en de mate van samenwerking. 

Er zijn verschillende manieren om een werkrelatie te verbeteren en te onderhouden. De sleutels daarbij zijn communicatie, wederzijds vertrouwen en begrip maar ook verbinding door gedeelde interesses en humor. Met thuiswerken is het zaak de communicatie sterk te houden, zelfs al is deze niet face-to-face. Een goede werkrelatie betekent meer betrokkenheid, betere prestaties en meer werkplezier bij de werknemer en dus een grotere productiviteit. Het zorgt ook voor een betere werksfeer en helpt ziekteverzuim te voorkomen.Op lange termijn heeft dit positieve gevolgen voor het bedrijf, ook op organisatieniveau. 

Het belang van een sterke werkrelatie in de context van thuiswerken

Er kunnen verschillende problemen optreden bij het thuiswerken die de werkdruk verhogen of de balans tussen privé en werk verstoren. Hierdoor kunnen werknemers uitvallen. Ziekteverzuim kan veel impact hebben op een bedrijf, van het ontstaan van een gat binnen de productiviteit en financieel verlies tot een verslechterde werksfeer.  Een aantal oorzaken die bij thuiswerken van toepassing zijn:

• Het privéleven van de werknemers leidt af hen van hun werk. Bijvoorbeeld wanneer de pasgeboren baby in huis net begint te huilen bij die ene belangrijke vergadering. 
• Werk kan de overhand krijgen wanneer bijvoorbeeld de flexibiliteit van thuiswerken ervoor zorgt dat de werknemer altijd bereikbaar is. Dit kan leiden tot een burn-out.
• Onveilige en ongezonde werkplek. 

Met open contact kunt u inzicht krijgen in de hoeveelheid werkdruk op uw werknemers en het ziekteverzuim beter beheersen. Wanneer dit contact niet zo frequent of direct is wanneer uw werknemer thuiswerkt, is het dus belangrijk andere manieren vinden om de werkrelatie sterk te houden. Maar hoe is het mogelijk de werkrelatie te onderhouden wanneer contact niet meer zo vanzelfsprekend is als op kantoor?

Werkrelatie verbeteren bij verminderd contact

Een bijkomstig fenomeen van thuiswerken is verminderd contact tussen collega’s onder werktijd. Volgens het CBS gaf een op de vijf werknemers eind 2020 aan tijdens het werk hooguit één keer per dag een werkgerelateerde persoonlijke ontmoeting te hebben. Minder direct contact kan de werkrelaties tussen uw werknemers, maar ook tussen u en uw werknemer in de weg staan. De werkrelatie kan verwateren. De volgende zaken kunnen voorkomen:

• Werknemers die tijdens het werk vrijwel geen collega’s, patiënten, klanten of leerlingen ontmoeten, voelen zich gemiddeld wat minder verbonden met het bedrijf waarvoor ze werken. 
• Deze werknemers zijn over het algemeen iets minder tevreden met hun werk. Dit geldt overigens vooral voor mensen die normaal gewend zijn op kantoor te werken, werknemers die doorgaans thuiswerken hebben hier minder last van. 
• Werknemers missen regelmatige sociale contacten met collega’s. Face-to-face overleggen, bijpraten tijdens de pauze of een praatje bij de koffieautomaat horen er niet meer bij.
• Deze zaken kunnen zorgen voor een niet gemotiveerde en dus minder productieve werknemer.

(Digitaal) contact verbeteren

U doet er dus goed aan om regelmatig contact te hebben met uw werknemers, en liever niet alleen via de mail. Contact op afstand is net wat anders, maar nog steeds erg effectief om een goede werkrelatie te onderhouden. Een aantal tips om de communicatie te bevorderen:

• Duidelijke communicatie is essentieel. Online kunnen bijvoorbeeld misverstanden ontstaan door het gebrek aan lichaamstaal. Er zijn verschillende middelen in te zetten om effectiever contact te hebben met uw werknemer:

• Een goede webcam en microfoon plaatsen.
• Een bedrijfstelefoon met camera verlenen.
• Bellen indien de internetconnectie slecht is.
• In plaats van email is het beter te kiezen voor chatten. Het is sneller en het versterkt de betrokkenheid onderling.

• Even met elkaar kletsen voor een werkvergadering kan de sfeer verbeteren. Een informeel gesprek vooraf heeft verschillende voordelen:
  • Het breekt het ijs en en motiveert de werknemer. 
  • Vooral bij brainstormsessies kan dit belangrijk zijn om de creatieve flow op gang te laten komen.
  • De algemene workflow verbeterd.
  • De betrokkenheid van uw werknemers vergroot.
• Structuur aanbrengen in het gesprek is ook erg belangrijk volgens videogesprekexpert Erik Idzenga. Een soepel gesprek maakt een persoonlijk gesprek mogelijk. U kunt ervoor kiezen als leidinggevende de positie van moderator in te nemen met bijkomstige verantwoordelijkheid.
• Een-op-een persoonlijk contact versterkt de relatie en is belangrijk om ook even te checken hoe het met iemand gaat. Indien een geheel informeel telefoontje ongemakkelijk is kan er worden geleid met een vraag over werk en is daarna ruimte voor persoonlijke zaken indien uw werknemer daarvoor de tijd heeft. 

Online samenwerking een grote uitdaging

Samenwerken wordt genoemd als een grote uitdaging bij thuiswerkers. Met thuiswerken bestaat namelijk het gevaar dat er verschillende werkwijzen ontstaan door verminderd contact. Juist goede sociale interactie brengt een sterke verbetering in de samenwerking. Daarom kan het handig zijn samen in een team de doelstellingen, verwachtingen, werkwijzen en werkprocessen af te stemmen. Met je team een app gebruiken als Trello kan ook helpen om van elkaars werk op de hoogte te blijven, overzicht te houden. De werkrelatie wordt versterkt door wederzijdse verwachtingen vast te stellen.

(Virtueel) borrelen, koffie drinken en bewegen

Ontspanning en goede beweging is zeker goed voor de gezondheid van uw werknemer. Ook verlicht het de werkstress. Daarnaast kan het de werkrelatie verbeteren om ook buiten werk iets actiefs samen te doen met uw werknemers. Een aantal opties:

• Een online sportsessie organiseren, zoals yoga of gymnastiek. 
• Indien er mensen in de buurt van elkaar wonen kan er een gezamenlijk rondje joggen of wandelen buiten worden gestimuleerd. 

Ook ontstaan er steeds meer virtuele koffiepauzes. Bij Deloitte werd de virtual Coffee Club opgericht. Collega’s worden daarbij willekeurig aan elkaar gekoppeld voor een gesprek van een half uur. Dit bleek een grote hit. En ook al is het niet mogelijk om vanuit kantoor samen fysiek een borrel te houden, dan is het voor de werkrelatie wel een goed idee om toch zo’n ontspanningsmoment te hebben samen. Zoom is uitermate geschikt voor een online borrel en er kan zelfs een pubquiz gehouden worden of een workshop. 

Een goede werkrelatie met uw thuiswerker

Een goede werkrelatie onderhouden met een werknemer die thuiswerkt is dus op verschillende manieren nog steeds zeker mogelijk. Het is daarbij van belang bewust te worden van nieuwe en andere manieren van communiceren. Door een arbodienst in te schakelen kan hier ook een beleid voor worden gevormd. Hier zijn een aantal takeaways van dit artikel:

• Werkrelaties zijn belangrijk om onder andere ziekteverzuim te voorkomen en de werksfeer positief te houden.
• De werkrelatie kan verwateren door verminderd contact. Dit heeft negatieve bijkomstigheden zoals minder gemotiveerde werknemers, en dus minder productieve werknemers.
• Goede werkrelaties zijn van groot belang bij het voorkomen van ziekteverzuim.
• Normaal gesproken is communicatie al belangrijk om op een lijn te komen met elkaar, maar online wordt dit nog essentiëler. 
• Duidelijke en goede digitale communicatie is noodzakelijk en is mogelijk met verschillende aanpassingen, zoals een webcam. 
• Het hebben van informeel contact en online samenkomen is ook belangrijk voor een goede werkrelatie.