Wat zijn uw plichten omtrent ongewenste omgangsvormen en werkdruk binnen uw bedrijf?

Grensoverschrijdend gedrag komt steeds vaker in het nieuws als een groot risico binnen bedrijven en organisaties. Maar hoe vaak komt dit nu daadwerkelijk voor op de werkplek en wat voor verplichtingen heeft u als werkgever om dit tegen te gaan? Vanuit de wet wordt omschreven dat u als werkgever verplicht bent beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting, oftewel PSA, waarvan ongewenst gedrag en hoge werkdruk belangrijke oorzaken zijn. In dit artikel behandelen we de richtlijnen vanuit de Arbeidsinspectie als het gaat om het verlagen van PSA. Ook bespreken we checklists die u kunt afgaan om uw eigen beleid te verbeteren.

Wat is psychosociale arbeidsbelasting?

Volgens beleid bent u als werkgever verplicht uw werknemers te beschermen tegen grensoverschrijdend gedrag en meer algemeen: psychosociale arbeidsbelasting, oftewel PSA. Wat houdt dit precies in, en hoe rekent dit zich uit in de praktijk? Ongewenste omgangsvormen of hoge werkdruk kunnen leiden tot PSA. Dit kan een hoge mate van stress teweegbrengen en verschillende lichamelijke, psychische en sociale klachten veroorzaken. PSA kan een grote impact hebben op uw werknemers, die een groot gedeelte van hun tijd op werk doorbrengen. Niet alleen in hoe zij zich emotioneel en mentaal voelen, maar ook in hun gezondheid. Een te hoge PSA kan dus ook vaak leiden tot allerhande ziekteverzuim, zoals een burn-out. Volgens cijfers van CBS omtrent PSA op de werkplek:

• Als het gaat om werkdruk zijn verschillende vormen van stress veroorzakende druk te noemen: 
  • 32,3% van de werknemers vindt dat hij of zij erg snel moet werken 
  • Van de werknemers vindt 42,5% dat er veel werk te doen is 
  • 27,2% voelt dat hij of zij extra hard moet werken.
• Van alle ongewenste omgangsvormen wordt intimidatie tijdens het werk het vaakst gemeld: 17,6% ervaart dit vanuit klanten en 8,4% vanuit collega’s of leidinggevenden.
• 15,7% van de werknemers voelt zich psychisch vermoeid door het werk.
  • Van de werknemers voelt 15,2% zich emotioneel betrokken bij zijn of haar werk en ervaart 12,1% het werk als emotioneel veeleisend.

PSA in de wet

Omdat PSA een grote aanleiding is voor risico’s in de gezondheid en veiligheid van werknemers zijn er verschillende regels opgenomen in de Arbowet. Dit vertaalt zich in de volgende punten: 

• De verplichting om beleid te voeren, binnen het algemene arbeidsomstandighedenbeleid, dat erop is gericht om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken als dit een risico vormt binnen de organisatie.
• De verplichting de risico’s in kaart te brengen omtrent PSA in een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie.
• Ook uw werknemers zijn hier medeverantwoordelijk voor. Hij of zij is verplicht om naar zijn of haar eigen vermogen zorg te dragen voor zijn of haar eigen veiligheid en gezondheid en die van de andere betrokken personen.

Maatregelen tegen PSA

Ook om de wet te volgen is het dus belangrijk om PSA te voorkomen of zoveel mogelijk te beperken, maar welke maatregelen kunt u hiervoor nemen? Bestaat er een beleid dat door iedereen toegepast kan worden of moet u uw beleid op maat maken? De Arbeidsinspectie noemt een aantal voorbeelden van maatregelen ten aanzien van ongewenste omgangsvormen:

• Gedragsregels opstellen en communiceren
• Een vertrouwenspersoon benoemen
• Een klachtencommissie en -regeling invoeren

Inzet van een vertrouwenspersoon

Volgens de Arbeidsinspectie zelf is het instellen van een vertrouwenspersoon een belangrijke manier om PSA tegen te gaan als het gaat om ongewenste omgangsvormen. Bij het werk van een vertrouwenspersoon wordt natuurlijk snel gedacht aan het melden van ernstige zaken als seksuele intimidatie en discriminatie. Maar een vertrouwenspersoon kan ook helpen bij andere meldingen. Zoals wanneer een werknemer gepest wordt binnen een team of wanneer er iemand zijn of haar collega iets van werk ziet stelen. Spelen er conflicten op de werkvloer, of heeft een werknemer een aanvaring gehad met zijn of haar collega? Dan kan een vertrouwenspersoon de medewerker helpen zijn of haar hart te luchten en adviseren over eventuele vervolgstappen. MediWerk kan eigen vertrouwenspersonen inzetten voor onze klanten. De vertrouwenspersoon kan de volgende taken hebben:

• Werknemers opvangen die lastig zijn gevallen en advies of hulp zoeken.
• Er wordt nagegaan of er een oplossing bestaat die informeel kan worden uitgevoerd.
• De werknemer informeren over de oplossingsmogelijkheden en wat de klachtenprocedure is.
• Desgewenst het begeleiden van de werknemer wanneer hij of zij de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of de leidinggevenden.
• Ook kan worden doorverwezen naar (externe) hulpverlenende instanties.
• Het adviseren en ondersteunen van de leidinggevenden en het management bij het voorkomen van ongewenst gedrag.
• Voorlichting geven aan de werknemers omtrent het aanpakken van ongewenst gedrag.

Melden mensen zich altijd bij de vertrouwenspersoon?

Er zijn natuurlijk situaties waarin bleek dat hoewel er een of meerdere vertrouwenspersonen aanwezig waren, werknemers zich niet snel melden wanneer ongewenst gedrag wordt ervaren. Naar onderzoek van CNV gaat zelfs 41% van de werknemers niet naar de vertrouwenspersoon nadat er sprake is geweest van seksuele intimidatie. Maar waarom gebeurt dit en wat is er nodig om te zorgen dat er wel aan de bel wordt getrokken bij de vertrouwenspersoon? 

• Over het algemeen wordt genoemd dat het essentieel is om een aanspreekcultuur te hebben binnen een bedrijf. Dit wil zeggen dat mensen zich binnen de bedrijfscultuur makkelijker uitspreken over situaties waarin ze zich niet comfortabel voelen. 
• Daarnaast is het ook zo dat werknemers wel eens afhaken bij sollicitaties omdat ze de bedrijfscultuur als ongezond ervaren. 
• Ook is het belangrijk dat een vertrouwenspersoon een onafhankelijke positie inneemt binnen een bedrijf, maar ook goed vindbaar en benaderbaar moet zijn. 
• Er kan ook worden gekozen voor meerdere vertrouwenspersonen binnen grotere bedrijven, bijvoorbeeld met verschil in leeftijd, gender of afkomst. Elke werknemer kan dan bij iemand terecht waar ze zich comfortabel zullen voelen.
• Het kan dus effectief zijn om uw werknemers voorlichting te geven omtrent de rol van de vertrouwenspersoon, en wanneer het belangrijk is dat uw werknemers zich melden. 

Is een vertrouwenspersoon verplicht?

Een vertrouwenspersoon is op dit moment niet verplicht vanuit de Arbowetgeving. Over het algemeen mag u zelf bepalen over de invulling van uw beleid om PSA te voorkomen of te beperken. Wel is in 2020 is door GroenLinks een wetsvoorstel ingediend om het daadwerkelijk wettelijk verplicht te maken. Het is onzeker of dit voorstel wordt aangenomen, maar met het oog op de aanbeveling van de Arbeidsinspectie zelf kan het zeker al verstandig zijn een vertrouwenspersoon aan te stellen.

Waar let de Arbeidsinspectie op wanneer zij een klant bezoekt?

Om te weten of uw beleid alle punten omvat om effectief te zijn tegen PSA, kan het handig zijn de focuspunten van de Arbeidsinspectie te weten bij een bezoek. Welke maatregelen krijgen prioriteit en is het hebben van een vertrouwenspersoon nu wel of niet belangrijk als het niet verplicht is? We behandelen in dit artikel verschillende richtlijnen omtrent de werkdruk en ongewenste omgangsvormen zoals we die kennen van de handhavingsmethodes en uitgevoerde inspecties en controles.

Let de Arbeidsinspectie op de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon?

Hoewel het op dit moment (nog) niet verplicht is een vertrouwenspersoon te hebben, benoemt de Arbeidsinspectie dat ze bij inspectie zeker controleren of er een onafhankelijke vertrouwenspersoon aanwezig is. Daarom zou kunnen worden gezegd dat een vertrouwenspersoon ‘in de praktijk’ wel als verplichting kan worden gezien. 

• De Arbowetgeving verplicht niet tot een klachtenregeling, maar impliceert wel dat ongewenste omgangsvormen goed moeten worden opgevangen, adequaat moeten worden behandeld en afgehandeld. Het is belangrijk dat uw werknemer zijn of haar problemen vertrouwelijk moeten kunnen melden.
• Naast de aanstelling van een vertrouwenspersoon het is van belang om regels omtrent wenselijk gedrag op te nemen in de huisregels. Dit, zodat voor iedereen duidelijk is welk gedrag gewenst en ongewenst is binnen het bedrijf. 
• De vertrouwenspersoon is niet een officiële verplichting, maar het is wel verplicht om werknemers altijd vrije toegang te bieden tot de bedrijfsarts.

Richtlijnen van de Arbeidsinspectie

De Arbeidsinspectie hanteert verschillende checklists omtrent de werkdruk en ongewenst gedrag om te evalueren of uw beleid naar behoren functioneert. En of er voldoende aandacht wordt gegeven aan risicopunten, en hoe u deze beperkt en voorkomt. U kunt daarom ook binnen uw bedrijf een zelfinspectie omtrent onderwerpen als werkdruk en ongewenst gedrag toepassen. Dat is handig wanneer u een controle anticipeert, maar ook vooral om te weten of u op de goede weg bent met uw beleid.

Wat zijn de cijfers omtrent werkdruk?

Met actuele veranderingen binnen de maatschappij nationaal, maar ook internationaal, lijkt het onoverkomelijk dat de werkdruk soms als hoger of lager wordt ervaren. Want wat voor impact zouden veranderingen als thuiswerken en de pandemie hebben op de werkdruk? Volgens onderzoek van TNO had 1,2 miljoen werknemers last van burn-outklachten als gevolg van werkstress in 2021. Dat betekent dat de situatie in Nederland niet verslechterd is door de pandemie, maar dat werkstress nog steeds een van de belangrijkste redenen blijft voor langdurig ziekteverzuim. Omdat de gemiddelde ziekteduur van burn-out van 290 dagen ook hoog is, en iedere werkgever gemiddeld 60.000 euro kost, zijn werkgevers in Nederland gemiddeld 3,2 miljard euro aan verzuimkosten kwijt als gevolg hiervan. Het bestrijden van een hoge werkdruk is daarom niet alleen van belang om goed door de inspectie te komen, maar bespaart u ook veel kosten.

Checklist Arbeidsinspectie stijgende werkdruk

Vanuit de Arbeidsinspectie kunt u ook een zelfinspectie doen omtrent de stand van zaken als het gaat om werkdruk in uw eigen bedrijf. De volgende punten staan vaak op de checklist bij een inspectie. 

• Heeft bedrijf een actuele en volledige RI&E over werkdruk? 
• Als uit RI&E blijkt dat werkdruk een reëel risico is: heeft werkgever een actueel, deugdelijk en volledig verdiepend onderzoek naar de werkdruk uitgevoerd voor hele organisatie of waar nodig?
• Heeft organisatie een plan van aanpak, waarin voldoende doeltreffende maatregelen inclusief termijnen staan om geconstateerde werkdrukbronnen te verminderen of de energiebronnen te verhogen?
• Zijn de maatregelen uit het plan van aanpak volgens planning uitgevoerd? En voldoet de werkgever aan de kwaliteitseisen van de inhoud en uitvoering van de maatregelen?
• Heeft er een grondige evaluatie plaatsgevonden van maatregelen om werkdrukbronnen te verminderen en/of energiebronnen te vergroten? Is de totale aanpak van werkdruk ook geëvalueerd? 
• Krijgen medewerkers en leidinggevenden, die met een te hoge werkdruk te maken (kunnen) krijgen, adequate voorlichting en instructie over de daaraan verbonden risico’s en de maatregelen die zijn genomen om te hoge werkdruk te voorkomen of te beperken?

Wat verstaan we onder ongewenste omgangsvormen?

Het is wellicht lastig een precieze definitie van ongewenste omgangsvormen te geven. Voor wie is het gedrag ongewenst, en waar ligt de grens? Over het algemeen verstaan we onder ongewenste omgangsvormen gedrag als seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en discriminatie. Dit gedrag kan intern zijn, waarbij deze vormen veroorzaakt worden door collega’s of leidinggevenden. Maar ook vanuit derden kan uw werknemer dit gedrag ervaren, zoals door burgers, cliënten, patiënten, leveranciers, etc. Hierbij gaat het overwegend om vormen van agressie en/of geweld.

Wat is intern ongewenst gedrag?

Volgens het jaarverslag van de Arbeidsinspectie werd er binnen alle bedrijven en organisaties die ze inspecteerden te weinig aandacht aan PSA en discriminatie besteedt in de RI&E. Ook bleek dat er over het algemeen onvoldoende voorlichting aan werknemers werd gegeven en hadden leidinggevenden geen instructie ontvangen over hoe ze ongewenst gedrag kunnen herkennen. Ook als het gaat om hoe ze hier mee om moesten gaan, en hoe het aan te pakken.

Hoe vaak komt intern ongewenst gedrag voor in bedrijven?

Volgens onderzoek van TNO van de arbeidsomstandigheden (2017/2018), ervaart 15,6% van alle werknemers wel eens ongewenste omgangsvormen door collega’s of leidinggevenden. Uit cijfers in 2020 blijkt dat dit percentage iets omlaag is gegaan naar 12,7%. Dat zou kunnen worden uitgelegd door de hoge mate van thuiswerken in dat jaar. De volgende cijfers komen in het onderzoek naar voren:

• Intern ongewenste omgangsvormen komen in verschillende sectoren vaker voor:
  • De hoogte cijfers hierbij zijn in de Industrie (19,8%), het openbaar bestuur (16,9%), en vervoer (18,3%). 
  • Over het algemeen is gemeten dat dit relatief minder vaak voorkomt binnen financiële instellingen (11,9%), de bouw (11,7%), en de landbouw (12,8%).
• Van de werknemers is 2,2% in 2017 persoonlijk gediscrimineerd op het werk.  

Intimidatie door internen

Van de Nederlandse werknemers is 10,7% in 2018 wel eens geïntimideerd door collega’s of leidinggevenden. In 2020 is dit minder, 8,4% van de werknemers heeft dit ervaren.

• Mannelijke werknemers ervaren dit iets meer (8,7%) dan vrouwelijke (8,2%).
• De leeftijdscategorie 55 t/m 64 jaar heeft hier het meeste last van, met 10,6% van de werknemers.
• Binnen de industriesector (10,9%) en de sector Vervoer en Opslag (10,2%) komt dit het vaakst voor.

Interne ongewenste seksuele aandacht

Ongewenste seksuele aandacht door collega’s of leidinggevenden komt vaker voor bij vrouwen (2,9%) dan bij mannen (0,8%) volgens cijfers uit 2020. 

• Ook speelt leeftijd hier een rol: dit gedrag komt het meeste voor bij werknemers in de leeftijdsgroepen 15 t/m 24 en 25 t/m 34 jaar.
• Binnen de horeca komt ongewenste seksuele aandacht door collega’s of leidinggevenden het meeste voor: 4,1% van de werknemers ervaart dit.

Pesten door collega’s of leidinggevenden

In 2020 wordt van de werknemers in Nederland 6,6% wel eens gepest door collega’s of leidinggevenden. 

• Er bestaat hier een verschil tussen mannen (7,1%) en vrouwen (6,2%).
• Dit komt het meeste voor in de sector Industrie (9,3%), Vervoer en Opslag (8,1%) en het Openbaar Bestuur (7,2%).
• Pesten lijkt vaker voor te komen in grotere organisaties, van 5,9% in bedrijven van 1-9 werknemers, en 8,9% in bedrijven van 250 of meer werknemers.

Waar let de arbeidsinspectie bij intern ongewenst gedrag?

Vanuit de Arbeidsinspectie kunt u ook een zelfinspectie doen omtrent de stand van zaken als het gaat om pesten, discriminatie en seksuele intimidatie. De volgende punten staan vaak op de checklist bij een inspectie. 

• Thema meegenomen in Risico-inventarisatie en -evaluatie en Plan van aanpak? (agressie en geweld, (seksuele) intimidatie, pesten, discriminatie)
• Zijn er gedragsregels en zijn hierin alle vormen van ongewenst gedrag meegenomen?
• Is er een klachtenregeling en -commissie?
• Is er een vertrouwenspersoon?
• Wordt er periodiek voorlichting en onderricht gegeven over dit thema?
• Zijn de leidinggevenden geïnstrueerd op dit thema?
• Wordt het beleid periodiek geëvalueerd?

Gedragscode (on)gewenste omgangsvormen op de werkvloer

Ongewenste gedragsvormen op de werkvloer voorkomen en aanpakken, begint bij het invoeren van een gedragscode. Hiermee communiceert u bijvoorbeeld welk gedrag wel en niet getolereerd wordt. Dit kan bijdragen aan het creëren van een veilig een gezonde werkomgeving voor uw werknemers. TNO ontwikkelde op verzoek van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid een handreiking met praktische en bruikbare informatie. Denk hierbij aan een stappenplan met aandachtspunten voor het opstellen van een gedragscode, het actualiseren en levend houden van de gedragscode en het belang om werknemers en professionals erbij te betrekken.

Wat verstaan we onder extern ongewenst gedrag?

Komen uw werknemers veelvuldig in contact met externen zoals klanten of passagiers? Het kan lastiger zijn om ongewenste omgangsvormen te voorkomen of te beperken wanneer uw werknemers worden lastig gevallen door derden. U kan natuurlijk geen regels opleggen aan mensen van buitenaf, maar de manier waarop u reageert op extern grensoverschrijdend gedrag en hoe u uw werknemers opvangt kan bijdragen aan de veiligheid. Ook kunt u afspraken met onder andere leveranciers maken. Extern ongewenst gedrag komt hoofdzakelijk voor als agressie, intimidatie en geweld, maar ook ongewenste seksuele aandacht kan een probleem vormen.

Hoe vaak komt ongewenst gedrag door derden voor?

Volgens onderzoek van TNO had in 2020 een grote groep van 21,5% van de werknemers last van extern ongewenst gedrag. Als we dit uiteenzetten naar groep en type ongewenst gedrag komen verschillende cijfers naar voren:

• Ongewenst gedrag komt over het algemeen vaker voor bij vrouwen dan bij mannen. In 2020 ervaarde maar liefst 27,9% van de vrouwen een enkele keer tot en met zeer vaak ongewenst gedrag, tegenover 15,5% van de mannen.
  • In de zorg hebben 4 op de 10 werknemers in 2020 een enkele keer of vaker te maken gehad met ongewenst gedrag op het werk door cliënten of patiënten, of 46,1% van alle werknemers met beroepen binnen zorg en welzijn. In geen andere bedrijfstak was dat aandeel zo hoog. 
  • Op nummer twee en drie staan beroepen binnen openbaar bestuur (31,9%) en commerciële beroepen (27,9%).
  • Naast de sector gezondheidszorg wordt het het meest ervaren binnen de sector horeca (25,5%) en de handel (24,9%)

Externe agressie en geweld

Intimidatie, lichamelijk geweld en pesten zijn de meest voorkomende vormen van ongewenst gedrag door externen. Een aantal cijfers hieromtrent:

• Volgens het CBS had in 2020 maar liefst 18 procent van de werknemers persoonlijk te maken met intimidatie door externen, zoals klanten, patiënten, leerlingen of passagiers. 
  • Hier ligt een verschil in naar gender: 22,2% van de vrouwen had hier een enkele keer tot zeer vaak last van tegenover 13,3% van de mannen. 
• Pesten door derden wordt door 5,9% van de vrouwen tegenover 4,7% van de mannen ervaren.
  • Hierbij steken de sectoren Vervoer en Opslag (8,2%) en de horeca (7,7%) er bovenuit.
• Lichamelijk geweld door externen wordt door 6,8% van de vrouwen tegenover 3,3% van de mannen ervaren.
  • Binnen zorg- en welzijnsberoepen (20,0%) en beroepen in het openbaar bestuur (12,5%) gebeurt dit het meest.

Ongewenste seksuele aandacht door externen

Als het gaat om seksuele intimidatie door derden zoals klanten en patiënten is er een duidelijk verschil te zien tussen de ervaringen van mannen en vrouwen, met 1,4% van de mannen die dit ervaart tegenover 8,0% van de vrouwen in 2020. 

• Ook zien we hier verschil bij leeftijd: De groep 15 t/m 24 jaar (10,1%) en 25 t/m 35 jaar (6,0%) meldt dit het meest.
• Binnen de sector gezondheids- en welzijnszorg (12,1%) en in de horeca (9,2%) wordt dit disproportioneel vaak ervaren.

Checklist van de arbeidsinspectie voor extern ongewenst gedrag

Ongewenst gedrag van externen komt vaak voor in de vorm van agressie en geweld. Daarom wordt hier ook een focus op gelegd vanuit de Arbeidsinspectie. U kunt ook een zelfinspectie doen omtrent de stand van zaken als het gaat om de aanpak van agressie en geweld door derden. De volgende punten staan vaak op de checklist omtrent agressie en geweld, oftewel A&G, bij een inspectie. 

• Heeft uw organisatie een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) met aandacht voor de risico’s op agressie en geweld door derden? En heeft er een verdiepende inventarisatie plaatsgevonden?
• Is er een protocol waarin zaken zijn opgenomen zoals de klachtenprocedure, een procedure ‘melden en registreren van agressie en geweldsincidenten’, de huisregels, en opvang van werknemers die met A&G-incidenten te maken hebben gehad?
• Zijn er voorlichting en trainingen aan de werknemers gegeven over de risico’s, de maatregelen en hoe ze A&G kunnen voorkomen en hoe ermee om te gaan?
• Heeft de organisatie een opvangregeling waarin wordt aangegeven hoe de eerste opvang, ondersteuning en nazorg zijn geregeld voor werknemers die met A&G-incidenten te maken hebben gehad, eventueel met met interne en externe partijen?
• Heeft de werkgever met interne en externe partijen afspraken gemaakt over de wijze waarop daders worden aangepakt? En wordt deze aanpak in de praktijk uitgevoerd?
• Heeft de organisatie huisregels voor derden opgesteld over welk gedrag wel en niet geaccepteerd wordt, en welke maatregelen gelden indien deze huisregels niet nageleefd worden?
• Heeft organisatie een alarmprocedure en alarmsysteem om risico op agressie en geweld te voorkomen of indien niet mogelijk zo veel mogelijk te beperken? En functioneert het alarmsysteem naar behoren?
• Vindt er periodiek een evaluatie plaats van het beleid en de genomen maatregelen voor agressie en geweld? En worden het beleid en de maatregelen daarna indien nodig aangepast?

Takeaways

• U bent verplicht beleid te voeren dat psychosociale arbeidsbelasting zo veel mogelijk voorkomt of als dat niet mogelijk is: beperkt. Onder psychosociale arbeidsbelasting vallen werkdruk en interne en externe ongewenste omgangsvormen.
• De inzet van een vertrouwenspersoon is niet wettelijk verplicht, maar in de praktijk wordt dit zeker door de Arbeidsinspectie bij een inspectie meegenomen als belangrijk beleidselement. MediWerk heeft eigen vertrouwenspersonen die kunnen worden ingezet bij onze klanten.
• Interne en externe ongewenste omgangsvormen komen nog steeds vaak voor, daarom is het hebben van beleid omtrent procedures, opvang en consequenties belangrijk te verbeteren.
• Om risico’s omtrent werkdruk en ongewenst gedrag te beperken is het altijd belangrijk een actuele en volledige RI&E te hebben. MediWerk kan haar klanten ondersteunen bij het opstellen van een actuele en volledige RI&E.