Wat is een RI&E en waar moet u op letten?

Is het tijd om de RI&E te vernieuwen? Volgens het ministerie voldoen nog veel bedrijven niet aan de verplichtingen rondom de RI&E, wat uit kan lopen op hoge boetes van maximaal 4500 euro. Vooral kleinere bedrijven weten vaak niet dat het voor hen ook een verplichting is. Daarom is de Nederlandse Arbeidsinspectie van plan de komende jaren vaker te controleren. Is uw RI&E goed op orde? Lees dit artikel om alles te weten over het uitvoeren van de RI&E zodat u niet voor verrassingen komt te staan!

Wat is een RI&E?

Weet u zeker dat de veiligheid op uw werkplaats in orde is? En of uw werknemers goed op de hoogte zijn van veiligheidsregels en geen stappen overslaan om taken sneller af te krijgen? Jaarlijks worden ongeveer 20.000 werknemers ziek of raken (deels) arbeidsgeschikt door werk. In 2018 hadden 109.000 werknemers een arbeidsongeval dat leidde tot verzuim. Daarom wordt elke werkgever volgens de Arbowet verplicht een actueel risico inventarisatie en -evaluatie, oftewel een RI&E, te hebben. Maar wat houdt een RI&E precies in en hoe kunt u deze op de beste manier uitvoeren? Een RI&E is kortgezegd een onderzoek naar de risico’s op het gebied van veiligheid en gezondheid van uw werknemers. Hiermee krijgt u goed in beeld waar het in uw bedrijf goed gaat, maar ook waar u nog maatregelen kunt treffen om het werk veiliger te maken. En dat is niet voor niets, zorgen voor een sterke preventie is nog altijd een stuk minder vervelend dan te maken krijgen met ongelukken of conflicten. Het is ook belangrijk dat de RI&E altijd actueel is. Veranderen werkmethodes of wordt er nieuwe machinerie toegevoegd aan de werkplaats, dan moet u de RI&E ook actualiseren en vernieuwen.

Bent u verplicht een RI&E uit te voeren?

De vraag of u en uw bedrijf ook verplicht zijn een RI&E uit te voeren is redelijk simpel te beantwoorden. Heeft u personeel in dienst? Dan bent u eigenlijk bijna altijd verplicht een RI&E uit te voeren. Ook wanneer u uitzendkrachten, stagiaires, vrijwilligers of inhuurkrachten in dienst heeft. Wel bestaan voor de volgende situaties specifieke regels en uitzonderingen:

• U heeft uitsluitend vrijwilligers in dienst: Dan bent u alleen verplicht een RI&E uit te voeren wanneer uw personeel werkt met gevaarlijke stoffen en/of biologische agentia. Bijvoorbeeld wanneer uw personeel werkt met dierlijke producten of binnen de afvalverwerkende industrie of glastuin- en akkerbouw.
• U heeft voor maximaal 40 uur werknemers in dienst: Dan kunt u een RI&E-instrument van uw sector gebruiken. Deze instrumenten zijn hulpmiddelen bij het opstellen van een RI&E, ontwikkelt door brancheorganisaties. Is er geen instrument voor uw sector, dan kunt u gebruik maken van het algemene MKB RI&E instrument of de kantoren RI&E.
• U heeft uitzendkrachten in dienst: In dit geval moet u ook een kopie van de RI&E naar het uitzendbureau sturen.
• U heeft geen werknemers in dienst: Dan bent u niet verplicht een RI&E uit te voeren.

Moet u als klein bedrijf ook een RI&E uitvoeren?

Vooral kleine bedrijven met minder dan 25 werknemers vergeten volgens de Nederlandse Arbeidsinspectie dat zij ook verplicht zijn tot een RI&E. Daarom is het belangrijk te onthouden dat alle regels zowel voor grotere als voor kleinere bedrijven gelden. Wel is het zo u zelf als preventiemedewerker mag fungeren, indien u minder dan 25 werknemers in dienst heeft. Dan mag u zelf de RI&E opstellen.

Meerjarenplan RI&E vanuit de overheid

Volgens onderzoek is de RI&E bij veel bedrijven nog slecht geregeld. Maar de helft van de bedrijven in Nederland blijkt een RI&E te hebben. Veel werkgevers voldoen niet aan de wetgeving rondom de RI&E of zijn er niet van op de hoogte dat het verplicht is deze uit te voeren. En van degenen die de RI&E niet uitvoeren, is de helft niet op de hoogte van de wettelijke verplichting. Ook blijkt dat zelfs bedrijven wel de RI&E uitvoeren, de naleving ervan kwalitatief schort. Volgens de Nederlandse Arbeidsinspectie inventariseert maar een klein deel van de bedrijven daadwerkelijk alle risico’s bij het opstellen van de RI&E. Om het bewustzijn rondom de RI&E te vergroten is het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid een campagne begonnen: het Meerjarenplan verbetering naleving RI&E 2020 – 2023: het programma Impuls RI&E. 

Grensoverschrijdend gedrag ook onderdeel RI&E?

Natuurlijk denkt u waarschijnlijk in eerste instantie aan fysieke risico’s bij een RI&E, zoals werk met gevaarlijke machines of valrisico in de hoogbouw. In de huidige tijd wordt steeds meer aandacht gegeven aan grensoverschrijdend gedrag als belangrijk gezondheidsrisico op de werkvloer. Bij het opstellen van een RI&E wordt daarom niet alleen gekeken naar de lichamelijke risico’s binnen het werk, maar ook de mentale en emotionele kant. Een aantal punten rondom de consequenties van ongewenst gedrag:

• Volgens de cijfers van ervaart namelijk 18% van alle werknemers ongewenst gedrag van klanten, patiënten of andere externen. Hierbij kan gaan om onder andere agressiviteit, maar ook seksueel ongewenst gedrag en discriminatie. 
• Als gevolg van een hoge werkdruk en ongewenst gedrag kan uw werknemer te maken krijgen met lichamelijke, psychische en sociale klachten, soms zelfs met Post Traumatische Stress Stoornis (PTSS) tot gevolg. Met betrekking tot werkstress bent u daarom ook wettelijk verplicht om psychosociale arbeidsbelasting zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken. 
• Hedendaags zijn ook mentale ziektes als burn-out een ontzettend grote kostenpost voor bedrijven, met kosten van 3,1 miljard euro in 2019. 

Waarom moet u een RI&E uitvoeren?

Een RI&E is misschien wel verplicht vanuit de wet, maar waarom is het nou echt belangrijk dat u een RI&E uitvoert? En wat kan het u opleveren? Belangrijke redenen om de RI&E uit te voeren zijn:

• Allereerst is iedere ondernemer vanuit de Arbowet verplicht een actueel RI&E te hebben. 
• Wanneer risico’s veranderen binnen uw bedrijf moet u de RI&E ook actualiseren en vernieuwen. Risico’s veranderen wanneer u bijvoorbeeld met nieuwe machinerie op de werkplaats gaat werken, of te maken krijgt met een nieuwe werklocatie.
• Met een RI&E krijgt u zicht op de risico’s in uw bedrijf die u moet bestrijden. Zo kunt u adequate maatregelen in gaan voeren en de veiligheid verbeteren binnen uw bedrijf.
• Met goed uitgevoerde maatregelen vanuit de RI&E kunt u veel ziekteverzuim en ongevallen voorkomen. Dat komt ook ten goede aan uw bedrijf in de vorm van een positieve werkcultuur en bijkomstig een hogere productiviteit.
• Een ander onderdeel van uw verplichtingen als werkgever is het periodiek aanbieden van een preventief medisch onderzoek. De PMO wordt vaak gebaseerd op de risico’s die bij de RI&E naar voren komen.

Uitdagingen in de sector

In sommige sectoren zijn er extra uitdagingen als het gaat om de veiligheid. En dat gaat niet altijd goed, zeker als er soms iets te kort door de bocht wordt gegaan binnen het werk. Bijvoorbeeld door taken net even wat sneller te willen afwerken door een paar stappen over te slaan. Of wanneer werknemers nog niet gewend zijn aan de nieuwe innovatieve machines waarin u heeft geïnvesteerd. Een ongeluk zit dan in een klein hoekje. Daarom heeft elke sector zijn eigen uitdagingen als het gaat om veiligheid en risico’s. Het naleven van de regels en het opstellen van een effectieve RI&E is dan van groot belang. Hierbij is het essentieel om specialistische kennis in te zetten. Ook zijn er verschillende instrumenten ontwikkeld voor de RI&E:

• Bouw en bouwnijverheid, zoals sloopaannemers of stukadoors
• Industrie, zoals metaalbewerking, recycling of laboratia
• Landbouw en dierhouderij, van glastuinbouw tot pluimveehouderij
• Mobiliteit, vervoer en opslag, van rijscholen tot tankstations
• Detail en groothandel, zoals de bakkerij, groothandel in groente en fruit of slagersbedrijf

Welke risico’s worden geïnventariseerd?

Welke risico’s komen veel voor binnen uw sector? Bij een RI&E worden in ieder geval de volgende werkomstandigheden en taken geïnventariseerd:

• Fysieke risico’s, ergonomie:
  • Tillen
  • Kracht zetten
  • Werken in een ongemakkelijke houding
  • Beeldschermwerk
  • Lang staan
  • Trillingen
• Psychosociale risico’s
  • Emotioneel zwaar werk
  • Werkdruk
  • Werkstress
  • Agressie op het werk
  • Onregelmatige werktijden
• Veiligheidsrisico’s/omgevingsrisico’s
  • Valgevaar
  • Snijgevaar
  • Aanrijdgevaar
  • Gevaarlijke stoffen
  • Straling
  • Werken in hitte of kou
  • Lawaai

Wanneer moet u een RI&E uitvoeren in uw sector?

Wat betekent het dat een RI&E actueel moet zijn? Als u grote aanpassingen maakt in uw bedrijf, betekent dat vaak ook dat uw werknemers met andere risico’s te maken krijgen. Om de veiligheid te blijven garanderen is het dan verplicht opnieuw onderzoek te doen naar deze risico’s en het plan van aanpak bij te stellen. Zelfs wanneer het werk weinig verandert wordt het aanbevolen om de zoveel tijd de RI&E te vernieuwen. Denk hierbij aan:

• Nieuwe apparatuur of machines
• Nieuwe manier van werken, werkmethodes of -processen of een grote aanpassing van het takenpakket van uw werknemers
• Reorganisatie
• Nieuwe locatie of werkplek of een ingrijpende verbouwing

Wie moet een RI&E uitvoeren?

Wiens verantwoordelijkheid is het dat de RI&E uitgevoerd wordt? Het opstellen van de RI&E is de taak van de preventiemedewerker. Een preventiemedewerker is iemand die zich in het bedrijf (ook) bezighoudt met de veiligheid en gezondheid op de werkvloer. Een belangrijke taak, maar bij veel bedrijven is dit nog niet goed op orde. Volgens onderzoek heeft namelijk 71% van de bedrijven in het mkb geen preventiemedewerker, of is dit niet goed geregeld. In specialistische sectoren kan het daarbij belangrijk zijn om ook externen in te zetten om te zorgen dat uw arbobeleid en RI&E de regels goed navolgen. Een arbodienst met ervaring in uw sector weet precies met welke risico’s u te maken kunt krijgen en welke onderzoeken u moet inzetten. Zo weet u zeker dat u geen belangrijke risico’s mist en niet voor verrassingen komt te staan.

Evaluatie en plan van aanpak

Als de RI&E opgesteld is en u weet welke risico’s binnen uw bedrijf spelen kunt u samen aan de slag. Met experts gaat u dan alle risico’s langs om te stellen welke maatregelen u kunt nemen om ze op te lossen of zoveel mogelijk te beperken. Vragen die u hierbij moet behandelen:

• Welke maatregel kiest u?
• Wat is er nodig voor deze maatregel?
• Welke kennis en ervaring is nodig om dit uit te voeren?
• Wie gaan ermee aan de slag en wanneer gebeurt dit?
• Wat zijn de kosten?
• Wanneer is het geslaagd en bent u tevreden?
• Binnen welke termijn zullen de maatregelen zijn ingevoerd?

RI&E toetsing

Heeft u uw RI&E uitgevoerd en wilt u aan de slag? Uw RI&E moet in de meeste gevallen ook getoetst worden. Een toetsing mag alleen worden gedaan door een gecertificeerde arbodienst of arbodeskundige. Dit verloopt als volgt:

• Wordt u al ondersteunt door een arbodienst binnen een contract? Dan vindt de toetsing plaats door middel van bezoek aan de werkplek. Er wordt dan nog eens extra gecheckt of u geen risico’s gemist heeft, of de situatie in uw bedrijf goed is weergeven en of de laatste normen en richtlijnen zijn gebruikt. Ook kan er dan meer advies worden gegeven. 
• Heeft u geen contract met een arbodienst? Dan dient de RI&E getoetst te worden door een arbodeskundige. Hierbij is een werkplekbezoek niet verplicht en volstaat eventueel een papieren toetsing.
• Heeft u minder dan 25 werknemers binnen uw bedrijf, dan is het niet verplicht uw RI&E te toetsen.

Heeft u een verdiepende RI&E nodig?

Een RI&E moet altijd actueel zijn, maar ook volledig. Indien binnen uw bedrijf bijvoorbeeld met gevaarlijke stoffen wordt gewerkt, moet vaak nader onderzocht worden waar deze risico’s uit bestaan. Dat betekent dat in bepaalde gevallen een verdiepende RI&E nodig is. Hoe weet u of u deze nodig heeft? In het Arbobesluit staan 11 onderwerpen waarbij ‘nadere RI&E verplichtingen’ zijn. Bij de toetsing komt ook vaak nog naar voren dat er een verdiepingsslag nodig is. U kunt er dan ook voor kiezen direct bij het Plan van Aanpak een arbodienst of arbodeskundige in te zetten. Bij de volgende 11 onderwerpen is een verdiepende RI&E noodzakelijk:

• Psychosociale arbeidsbelasting
• Fysieke belasting
• Beeldschermwerk
• Gevaarlijke stoffen
• Explosieve veiligheid
• Biologische agentia
• Fysieke factoren (zoals trillingen en lawaai)
• Kunstmatige optische straling
• Persoonlijke beschermingsmiddelen
• Bijzondere groepen (zoals jeugdigen en zwangeren)
• Arbeids- en rusttijden

Wat als u geen RI&E uitvoert?

Heeft u het idee dat u uw RI&E misschien niet volledig uitgevoerd heeft? Of vraagt u zich af wat er gebeurt als u de RI&E niet uitvoert? De Nederlandse Arbeidsinspectie is van plan vaker te controleren en handhaven in de komende jaren. Heeft u geen RI&E uitgevoerd of deze niet adequaat uitgevoerd? Dan kunt u een boete van 450 euro krijgen, die kan oplopen tot maximaal 4500 euro indien u een groot bedrijf heeft. Voor het missen van een Plan van Aanpak kunt u een boete verwachten van 300 euro tot 3000 euro. Reden genoeg om uw zaken op orde te hebben. Met ondersteuning van een arbodienst of arbodeskundige hoeft u zich geen zorgen te maken dat de RI&E volgens de regelgeving verloopt.

Takeaways

• Ieder bedrijf waarbij werknemers in dienst zijn is wettelijk verplicht een actueel RI&E te hebben. 
• Ook als klein bedrijf moet u een actueel RI&E bijhouden. Wel mag u als werkgever in een bedrijf met minder dan 25 werknemers zelf de rol van preventiemedewerker op zich nemen.
• Een RI&E gaat niet alleen over fysieke risico’s. Mentale belasting, werkdruk en grensoverschrijdend gedrag zijn ook belangrijke risico’s die mee worden genomen in een RI&E.
• Met een RI&E kunt u veel verzuim en ongevallen voorkomen. Het levert u dus ook veel op, en beperkt negatieve consequenties zoals een hoge kostenpost aan re-integratie.
• In elke sector zijn andere uitdagingen te vinden. Werken met een ervaren arbodienst binnen uw sector is daarom sterk aanbevolen.
• Het is de taak van de preventiemedewerker om de leiding te nemen over het uitvoeren van de RI&E.
• Bij verschillende onderwerpen en omstandigheden binnen het werk is het verplicht een verdiepende RI&E uit te voeren. Door een arbodienst of arbodeskundige al eerder te betrekken bij het proces zorgt u ervoor dat de verplichte toetsing van de RI&E goed verloopt.