Periodieke evaluatie van uw ziekteverzuimbeleid is meer dan een formaliteit; het is de sleutel tot duurzame inzetbaarheid, gelukkigere medewerkers en lagere kosten.

Stel u eens voor: een ziekenhuis waar zorgmedewerkers nauwelijks uitvallen en zich echt gehoord voelen. Onhaalbaar? Niet volgens Erwin Klappe, werkgeluk expert en organisatiepsycholoog. Bij het Franciscus Gasthuis & Vlietland in Rotterdam realiseerde hij een spectaculaire daling van het ziekteverzuim van 13% naar 3% in slechts zes maanden. Hoe? Door scherp te evalueren, te investeren in werkgeluk en leidinggevenden bewust te maken van hun rol hierin. In deze blog leest u hoe u dit stap voor stap zelf kunt bereiken. 

Waarom is de jaarlijkse evaluatie van uw verzuimbeleid belangrijk?

Het evalueren van uw verzuimbeleid is meer dan alleen een wettelijke verplichting vanuit de Arbowet. Een goede evaluatie biedt waardevolle inzichten waarmee u uw beleid kunt aanscherpen, preventieve acties kunt verbeteren, en duurzaam gezonde medewerkers kunt stimuleren.

Voordelen van jaarlijkse evaluatie op een rij:

• Gericht bijsturen op basis van concrete resultaten:
  door uw beleid jaarlijks te evalueren, krijgt u inzicht in wat wél en niet werkt. Zo kunt u acties gericht bijsturen en rendement verhogen.

• Lagere kosten door preventie:
  vroegtijdige signalering en preventieve acties voorkomen langdurig verzuim en daarmee bespaart u aanzienlijke kosten.

• Meer betrokken medewerkers:
  medewerkers voelen zich gehoord en gesteund wanneer u hun ervaringen serieus neemt en hierop reageert.
  
• Betere bedrijfsresultaten:
  minder ziekteverzuim betekent hogere productiviteit, betere resultaten en meer tevreden klanten.

Wat moet u evalueren?

Om uw verzuimbeleid effectief te evalueren, is het belangrijk om zowel de harde cijfers als de zachte ervaringen van medewerkers en leidinggevenden te onderzoeken. Stel uzelf daarbij minimaal de volgende vragen:

• Hoe heeft het ziekteverzuim zich afgelopen jaar ontwikkeld?
  Bekijk trends in verzuimpercentage en -duur. Bijvoorbeeld: is het kortdurend verzuim gedaald na invoering van een flexibeler rooster? Of is het langdurig verzuim juist toegenomen bij een specifieke afdeling?

• Wat zijn de meest voorkomende oorzaken van verzuim binnen uw organisatie?
  Analyseer verzuimdata en verzuimgesprekken. Misschien blijkt 40% van het verzuim op de productieafdeling veroorzaakt door fysieke overbelasting, terwijl in de administratie werkstress overheerst.
  

• Hoe effectief waren uw preventieve acties?
  Evalueer of eerdere interventies resultaat hebben gehad. Heeft de introductie van ergonomische werkplekken geleid tot minder rugklachten? Of heeft een PMO nieuwe risico’s aan het licht gebracht?

• Hoe ervaren medewerkers en leidinggevenden het verzuimbeleid?
  Vraag actief naar hun mening: voelen medewerkers zich gesteund tijdens ziekte? Weten leidinggevenden hoe zij het gesprek kunnen voeren?

• Welke processen leveren de grootste bijdrage?
  Identificeer succesvolle interventies, zoals snelle re-integratieplannen of trainingen voor leidinggevenden, en bouw daarop verder. Zo maakt u de evaluatie concreet én waardevol. 

Valkuilen bij de periodieke evaluatie van verzuimbeleid

Veel organisaties evalueren het verzuimbeleid wel, maar halen er onvoldoende rendement uit. Vermijd deze veelgemaakte fouten:

• Te smalle focus op verzuimpercentages:
  kijk verder dan alleen verzuimcijfers. Betrek ook oorzaken, patronen en ervaringen van werknemers bij uw evaluatie.
  
  
• Onvoldoende betrokkenheid van medewerkers:
  medewerkers hebben vaak belangrijke inzichten in de oorzaken van verzuim en mogelijke oplossingen. Geef hen een actieve rol in de evaluatie.
  
  
• Geen concrete opvolging:
  zonder concrete actieplannen blijft uw evaluatie beperkt tot papierwerk. Maak afspraken over opvolging en borg deze acties.
  

Praktijkvoorbeeld: werkgeluk als onderdeel van uw periodieke evaluatie van het verzuimbeleid

Een goed voorbeeld van hoe een periodieke evaluatie van het verzuimbeleid tot concrete verbeteringen kan leiden, komt uit het Amphia Ziekenhuis en het Franciscus Gasthuis & Vlietland. Arbeids- en organisatiepsycholoog Erwin Klappe analyseerde daar jaarlijks de verzuimcijfers, voerde gesprekken met medewerkers en het management en ontdekte dat de focus vooral op genezen lag in plaats van voorkomen.

Knelpunten in het ziekteverzuimbeleid

Tijdens de periodieke evaluatie werden de belangrijkste knelpunten in het ziekteverzuimbeleid geïdentificeerd: hoge werkdruk, weinig waardering en onvoldoende aandacht voor mentale gezondheid. Daarop werden concrete interventies afgesproken en uitgevoerd:

• Leidinggevenden kregen training in het voeren van motiverende en waarderende gesprekken en in het herkennen van stresssignalen.
  
  
• Er werd een vaste ‘werkgelukmeting’ ingevoerd, elk kwartaal, om vinger aan de pols te houden bij teams.
  
  
• Kleine teams kregen meer autonomie en inspraak over hun roosters en werkzaamheden.
  
  
• Medewerkers werden individueel begeleid door coaches op het gebied van werk-privébalans en persoonlijke ontwikkeling.
  

Het resultaat was indrukwekkend: binnen zes maanden daalde het verzuim op sommige afdelingen van 13% naar 3%. Dit laat zien dat een periodieke evaluatie niet alleen over cijfers hoeft te gaan, maar juist een kans biedt om verbeterpunten om te zetten in tastbare, duurzame acties die zowel medewerkers als organisatie sterker maken.

Praktisch stappenplan voor uw periodieke evaluatie verzuimbeleid

Wilt u ook een succesvolle periodieke evaluatie van uw ziekteverzuimbeleid uitvoeren? We hebben op basis van de hiervoor besproken zaken een praktisch stappenplan gemaakt wat u kunt toepassen. 

Stap 1: Stel vooraf duidelijke doelen vast

Bepaal wat u precies wilt evalueren en waarom. Maak de doelstellingen specifiek en meetbaar.

Praktijkvoorbeelden van doelen:

• Verlagen van het verzuimpercentage: bijvoorbeeld van 6% naar 4% binnen één jaar door gerichte interventies zoals ergonomische verbeteringen of stressmanagementtrainingen.
  
• Inzicht krijgen in de belangrijkste verzuimoorzaken: door verzuimdata en gesprekken met medewerkers te analyseren om te ontdekken of werkdruk, fysieke belasting of privéproblemen de grootste rol spelen.
  
• Verbeteren van de re-integratieaanpak: meten of medewerkers sneller en duurzamer terugkeren op de werkvloer na ziekte, bijvoorbeeld door een verbeterd plan van aanpak of nauwere samenwerking met de arbodienst.
  
• Vergroten van de medewerkerstevredenheid over het verzuimbeleid: meten of medewerkers zich gehoord en ondersteund voelen tijdens en na verzuim, bijvoorbeeld door middel van een tevredenheidsonderzoek.
  
• Evalueren van eerdere interventies: zoals een leefstijlprogramma of een nieuw roosterbeleid, en nagaan of deze daadwerkelijk effect hebben gehad op het verzuim.
  

Door vooraf zulke heldere en concrete doelen vast te stellen, kunt u gerichter meten, betere conclusies trekken en gerichte acties formuleren voor het komende jaar.

Stap 2: Verzamel en analyseer data

Bekijk ziekteverzuimcijfers, ziekteverloop, oorzaken van verzuim en feedback uit functioneringsgesprekken of medewerkers-enquêtes.

Stap 3: Betrek medewerkers actief

Organiseer groepsgesprekken, individuele interviews of digitale enquêtes. Zorg ervoor dat medewerkers hun ervaringen vrijuit kunnen delen.

Stap 4: Maak een concrete actieplanning

Zet inzichten om in concrete acties, koppel hier verantwoordelijke personen aan en bepaal deadlines.

Stap 5: Communiceer helder over uitkomsten en vervolgacties

Deel resultaten en actieplannen openlijk binnen uw organisatie, zodat medewerkers zien dat hun input serieus wordt genomen.

Stap 6: Borg acties en blijf evalueren

Evalueer niet slechts eenmaal per jaar, maar bouw tussentijdse evaluatiemomenten in. Zo blijft uw beleid wendbaar en effectief. Lees meer over evaluatie van bestaand verzuimbeleid in ons blog! 

Conclusie 

De periodieke evaluatie van uw ziekteverzuimbeleid is een krachtig middel om structureel verzuim terug te dringen en werkgeluk te vergroten. Door niet alleen naar cijfers te kijken, maar ook naar de ervaringen en behoeften van uw medewerkers, zet u stappen richting een gezonde en duurzame organisatie. Het praktijkvoorbeeld van het Franciscus Gasthuis & Vlietland laat zien dat gerichte evaluatie en actie kunnen leiden tot indrukwekkende resultaten, zoals een daling van het verzuim van 13% naar 3%. Door doelen helder te formuleren, medewerkers actief te betrekken en opvolging te borgen, maakt u van de periodieke evaluatie een effectieve investering in zowel mensen als resultaten.

Take aways 

• Evalueer regelmatig zowel de cijfers als de ervaringen rondom verzuim in uw organisatie.
  
• Stel vooraf duidelijke, meetbare doelen voor de evaluatie, zoals verzuimreductie of hogere medewerkerstevredenheid.
  
• Betrek medewerkers en leidinggevenden actief; zij kennen de praktijk en zien vaak wat beter kan.
  
• Richt u niet alleen op het genezen, maar ook op het voorkomen van verzuim door werkgeluk, waardering en mentale gezondheid centraal te stellen.
  
• Zorg dat uw evaluatie leidt tot een concreet actieplan met verantwoordelijken en deadlines.
  
• Communiceer de uitkomsten en opvolging open en helder, zodat medewerkers zich gehoord en betrokken voelen.
  
• Borg de acties in uw beleid en blijf monitoren en bijsturen gedurende het jaar.