Analyse van verzuimoorzaken en implementatie van gerichte oplossingen

Stel u zich eens voor dat op uw werkvloer ziekteverzuim nauwelijks voorkomt, uw werknemers floreren, en dat de productiviteit optimaal is. Utopie zegt u? Toch niet. Een haalbaar doel als u de juiste analyse van verzuimoorzaken maakt en gerichte oplossingen implementeert. Als HR-professional of teamleider binnen uw organisatie bent u ongetwijfeld bekend met de impact die ziekteverzuim kan hebben op uw bedrijf. Ziekteverzuim is meer dan alleen een statistiek; het gaat om mensen die worstelen met hun gezondheid en welzijn. Een hoog verzuimpercentage kan niet alleen de productiviteit verlagen, maar ook de kosten verhogen en de werkdruk op aanwezige werknemers vergroten. Het is daarom belangrijk om de oorzaken van verzuim te analyseren en gerichte oplossingen te implementeren die het verzuim effectief kunnen verminderen. In deze blog bespreken we hoe u dit kunt aanpakken en bieden we praktische tips, best practices, en inspirerende voorbeelden om u op weg te helpen.

Het belang van analyse van verzuimoorzaken

Nadat we ons bewust zijn van de menselijke impact van verzuim, is de volgende stap het verkrijgen van inzicht in de oorzaken. Voordat u gericht kunt werken aan het verminderen van ziekteverzuim, is het belangrijk om te begrijpen wat de oorzaken ervan zijn. Verzuim kan om verschillende redenen plaatsvinden, zoals werkgerelateerde stress, fysieke klachten, ontevredenheid over de werkomgeving, of persoonlijke problemen. Door een grondige analyse van verzuimgegevens krijgt u inzicht in de belangrijkste oorzaken binnen uw organisatie. Na analyse van verzuimoorzaken kunt u overgaan op implementatie van gerichte oplossingen

Gerichte oplossing voor Anna

Neem Anna, een toegewijde werknemer die door chronische rugklachten steeds vaker afwezig is. Een probleem dat zich in veel bedrijven en organisaties voordoet. Door de juiste data-analyse is de kans groot dat u ontdekt dat Anna’s werkplek niet ergonomisch is ingericht. Een eenvoudige aanpassing, zoals het aanpassen van haar bureau en stoel, kan dan een groot verschil maken in haar welzijn en productiviteit.

Stap 1. Verzamelen en analyseren van verzuimdata

De eerste stap naar een oplossing begint met het verzamelen van gedetailleerde gegevens over de afwezigheid van werknemers. Hierbij kunt u denken aan:

• frequentie van verzuim(hoe vaak melden werknemers zich ziek?)
• duur van het verzuim(hoe lang blijven werknemers gemiddeld thuis?)
• patronen in verzuim(zijn er specifieke afdelingen, functies of perioden waarin het verzuim hoger is?)

Het is belangrijk om zowel kwantitatieve als kwalitatieve data te verzamelen. Kwantitatieve gegevens, zoals verzuimpercentages en de gemiddelde duur van ziekteverzuim, geven een algemeen beeld. Kwalitatieve gegevens, zoals redenen voor verzuim uit verzuimgesprekken, bieden meer inzicht in de achterliggende oorzaken. Kwalitatieve gegevens leiden tot een juiste analyse van verzuimoorzaken en daarmee kan implementatie van gerichte en juiste oplossingen plaats vinden.

Toename verzuim na implementatie softwaresysteem 

We leggen het uit met een voorbeeld. Het IT-team van een middelgroot bedrijf merkt een toename van verzuim op tijdens de implementatie van een nieuw softwaresysteem. Na analyse van onder andere verzuimgesprekken blijken de belangrijkste verzuimoorzaken toegenomen werkdruk en stress als gevolg van de verandering de hoofdoorzaken zijn. Met deze kennis kan het management snel interventies inzetten, zoals extra ondersteuning en training, om het verzuim te verminderen.

Stap 2. Identificeren van hoofdoorzaken

Na het verzamelen van de gegevens is het tijd om de belangrijkste oorzaken van verzuim te identificeren. Deze kunnen uiteenlopen van fysieke arbeidsomstandigheden, zoals een slechte ergonomie op de werkplek, tot psychosociale factoren zoals stress en werkdruk. In sommige gevallen kunnen persoonlijke omstandigheden, zoals familieproblemen of gezondheidskwesties, een rol spelen. Een gedegen analyse van verzuimoorzaken zou u moeten helpen te identificeren welke factoren binnen de organisatie kunnen worden verbeterd. Een gedegen verzuimanalyse zou u moeten helpen om te identificeren welke factoren binnen de organisatie kunnen worden verbeterd.  Bijvoorbeeld, als blijkt dat een groot deel van het verzuim gerelateerd is aan werkstress, is het noodzakelijk om maatregelen te nemen die de werkdruk verminderen en de mentale gezondheid van werknemers bevorderen.

Gerichte oplossingen voor vermindering van ziekteverzuim

Nadat u de belangrijkste oorzaken van verzuim heeft vastgesteld, kunt u overgaan tot het implementeren van gerichte oplossingen. Hieronder volgen enkele best practices die uw organisatie kunnen helpen om verzuim te verminderen, verrijkt met praktische voorbeelden uit de praktijk.

Verbetering van de werkomgeving

Een gezonde en veilige werkomgeving is naast een wettelijke verplichting ook essentieel om ziekteverzuim te voorkomen. Zorg ervoor dat werkplekken ergonomisch zijn ingericht om fysieke klachten te verminderen. Daarnaast is het belangrijk om aandacht te besteden aan het binnenklimaat, verlichting en geluidsniveaus. Kleine aanpassingen kunnen een groot verschil maken in het welzijn van werknemers en daarmee het verzuim verlagen.

Analyse van verzuimoorzaken op assemblage afdeling

Bij een middelgroot productiebedrijf klagen werknemers op de assemblageafdeling over toenemende klachten aan arm, nek en schouders (KANS). Deze klachten leiden tot een stijging van het ziekteverzuim. Uit een grondige analyse door de afdeling HR blijkt dat de oorzaak ligt in ergonomisch ongezonde werkplekken, waar werknemers langdurig in oncomfortabele houdingen werken.

Ergonomie werkstations 

Als reactie hierop en in overleg met de bedrijfsarts besluit de leiding van het bedrijf om de werkstations aan te passen volgens ergonomische principes. Ze laat de werkbanken vervangen door verstelbare exemplaren, ergonomische stoelen vervangen de oude en de werknemers op de assemblageafdeling worden getraind en bewust gemaakt van gezonde werkhoudingen.

Binnen zes maanden na deze aanpassingen is de verwachting, op basis van cijfers uit het veld, dat het aantal verzuimdagen door rugklachten met 20% zou kunnen afnemen. Werknemers moeten minder pijn en ongemak ervaren, wat moet leiden tot een hogere productiviteit en een verbeterde werksfeer. Deze investering in ergonomie zal de  gezondheid van de werknemers bevorderen en ook de algehele efficiëntie en tevredenheid binnen de afdeling verbeteren.

Bevorderen van mentale gezondheid

Psychosociale factoren zoals werkdruk, stress, pesten, geweld of intimidatie en een gebrek aan ondersteuning kunnen bijdragen aan verzuim. Op basis van de cijfers van het CBS van eerste kwartaal van 2024 waren psychische klachten, overspannenheid en burn-out net als in het eerste kwartaal 2023 de op één na belangrijkste oorzaak van ziekteverzuim in Nederland.

Psychosociale arbeidsbelasting(PSA) aanpakken is belangrijk om een werkomgeving te creëren waarin de mentale gezondheid van uw werknemers is gegarandeerd. Hieronder volgt een aantal gerichte oplossingen van PSA.

• Trainingen en workshops
  • bied werknemers trainingen aan op het gebied van stressmanagement en time management
• Open communicatie
  • moedig een cultuur van open communicatie aan waarin werknemers zich vrij voelen om problemen te bespreken.
• Ondersteuning bieden
  • zorg voor toegang tot vertrouwenspersonen of bedrijfsmaatschappelijk werkers die werknemers kunnen ondersteunen bij psychosociale problemen.

Flexibele werkregelingen

Flexibele werkregelingen, zoals thuiswerken, flexibele werktijden of parttime werk, kunnen bijdragen aan een betere balans tussen werk en privé. Dit kan helpen om verzuim te verminderen, vooral bij werknemers met persoonlijke verplichtingen of gezondheidsproblemen.

Stel dat u een werknemer met jonge kinderen heeft die gebruik kan maken van flexibele werktijden, waardoor hij werk en zorg beter kan combineren, dan kan dit leiden tot minder stress en verzuim. Daarnaast zal zijn productiviteit toenemen door de verbeterde werk-privébalans.

Actieve re-integratie

Wanneer een werknemer ziek is, is het belangrijk om actief te werken aan de re-integratie. Dit begint met een tijdige en adequate communicatie tussen de werknemer, de leidinggevende en de bedrijfsarts. Stel samen een re-integratieplan op dat realistische doelen en termijnen bevat. Dit helpt de werknemer om geleidelijk weer aan het werk te gaan, wat de kans op herhaald verzuim verkleint. Stel uw zieke werknemer verzuimde wegens een operatie. Met een zorgvuldig opgesteld re-integratieplan kan hij of zij weer aan het werk geholpen waarbij de kans op terugval verkleind is. Uiterlijk in de achtste week na ziekte maakt u samen afspraken hierover. Deze legt u vast in een Plan van aanpak. Bij het opstellen van het Plan van aanpak gebruikt u de probleemanalyse van de arbodienst of bedrijfsarts. Betrek bij het hele traject een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. De arbodienst kan u ondersteunen met een casemanager die ervoor zorgt dat iedereen de afspraken nakomt.

Regelmatige verzuimgesprekken

Verzuimgesprekken bieden een kans om op tijd in te grijpen bij verzuim. Door regelmatig in gesprek te gaan met zieke werknemers kunt u problemen vroegtijdig signaleren en aanpakken. Dit kan variëren van het aanpassen van de werkomstandigheden tot het bieden van extra ondersteuning. De nadruk in deze gesprekken ligt op het vinden van oplossingen en het ondersteunen van de werknemer in het herstelproces.

Arbodienst is een waardevolle partner

Een professionele arbodienst kan een waardevolle partner zijn bij het verminderen van verzuim. Arbodiensten bieden expertise op het gebied van arbeidsgerelateerde gezondheid en kunnen u ondersteunen bij het uitvoeren van verzuimanalyse, het ontwikkelen van preventieprogramma’s en het begeleiden van re-integratietrajecten. Door samen te werken met een arbodienst, kunt u ervoor zorgen dat uw organisatie voldoet aan de wettelijke verplichtingen en dat verzuim op een effectieve manier wordt aangepakt. Lees hier meer over in ons blog.

Conclusie

Het effectief beheren en voorkomen van ziekteverzuim begint met een grondige analyse van de verzuimoorzaken binnen uw organisatie. Door gerichte oplossingen te implementeren, zoals het verbeteren van de werkomgeving, het bevorderen van mentale gezondheid en het bieden van flexibele werkregelingen, kunt u het verzuim verminderen en de productiviteit verhogen. Vergeet niet om de ondersteuning van een arbodienst in te schakelen om ervoor te zorgen dat uw verzuimbeleid effectief en compliant is.

Take aways

• Verzuimanalyse is essentieel. Begrijp de oorzaken van verzuim voordat u maatregelen neemt.
• Verbeter de werkomgeving.  Fysieke en psychosociale factoren spelen een grote rol bij verzuim.
• Ondersteun mentale gezondheid. Zorg voor trainingen, open communicatie en professionele ondersteuning.
• Bied flexibele werkopties aan. Dit helpt werknemers om werk en privé in balans te houden en verlaagt verzuim.
• Werk samen met een arbodienst.  Dit zorgt voor expertise en naleving van wettelijke verplichtingen.