Rol van leidinggevenden bij het verminderen van ziekteverzuim

“Ja, ik kreeg af en toe een bosje bloemen. Dan dacht ik sodemieter op met je bloemen, ik wil begrip voor hoe zwaar het is,” vertelt Jenny Ringalda, die mede door te weinig steun van haar leidinggevenden tussen wal en schip viel tijdens haar ziekte. Jenny’s ervaring illustreert de cruciale rol van leidinggevenden bij het verminderen van ziekteverzuim. Het gebrek aan begrip en steun kan de situatie van medewerkers aanzienlijk verslechteren.

Leidinggevenden spelen een doorslaggevende rol bij het verminderen van ziekteverzuim en het waarborgen van de inzetbaarheid van hun teamleden. Recent onderzoek van het RIVM en TNO toont aan dat inzetbaarheid steeds belangrijker wordt voor organisaties. In deze blog laten we zien hoe leidinggevenden met concrete stappen ziekteverzuim kunnen verminderen en de inzetbaarheid van hun team kunnen vergroten, ondersteund door praktijkvoorbeelden.

Belang van een betrokken leidinggevende

Leidinggevenden die actief betrokken zijn bij hun team, kunnen vroegtijdig signalen van mogelijke problemen opvangen die kunnen leiden tot ziekteverzuim. Een betrokken stijl van leidinggeven houdt in dat u regelmatig in gesprek gaat met teamleden en open staat voor hun feedback. Dit creëert een omgeving waarin medewerkers zich veilig voelen om problemen aan te kaarten voordat ze escaleren. Hierdoor kunnen stress en ontevredenheid, belangrijke oorzaken van ziekteverzuim, tijdig worden aangepakt zoals het volgende voorbeeld van Sandra laat zien.

Sandra’s vriend blijkt een stalker

De manager van een bedrijfsbureau die onder andere de productievolgorde moet monitoren heeft een heel team dat hij aanstuurt. Hij merkt dat een van de teamleden, Sandra, steeds vaker haar taken niet afkrijgt en bovendien vaker afwezig is. Dit wordt na twee weken een probleem omdat er voor meerdere projecten een tijdige calculatie moet worden gedaan. Na een open gesprek ontdekt hij dat Sandra te maken heeft met een stalkende ex-partner. Samen stellen ze een plan op om haar werkdruk te verminderen en flexibele werktijden in te voeren. Dit helpt Sandra om haar persoonlijke problemen beter te managen, waardoor haar verzuim afneemt en haar motivatie toeneemt.

Balans tussen te streng en te toegeeflijk

Een veelvoorkomend probleem bij verzuimbeheer is de balans tussen te streng en te toegeeflijk zijn. Leidinggevenden moeten begrip tonen voor de situatie van de medewerker, maar ook duidelijk zijn over verwachtingen en verantwoordelijkheden. Hier zijn enkele tips om deze balans te vinden:

• Toon begrip en empathie bij persoonlijke problemen, zoals in het voorbeeld van Sandra.
• Zorg dat medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt, zowel in normale omstandigheden als bij ziekteverzuim.
• Pas verzuimprocedures consequent toe om eerlijkheid en transparantie te waarborgen.

Heldere communicatie van leidinggevenden bij ziekteverzuim

Effectieve communicatie is essentieel bij het beheren van ziekteverzuim. Leidinggevenden moeten duidelijk communiceren over verzuimprocedures en verwachtingen. Hier zijn enkele stappen om dit te bereiken:

• Bespreek vanaf het begin duidelijk de verzuimprocedures en wat u van uw  werknemers verwacht.
• Wees bereid om samen met werknemers naar oplossingen te zoeken die zowel voor hen als voor de organisatie werken.
• Zorg ervoor dat alle medewerkers weten dat verzuimprocedures altijd op dezelfde manier worden toegepast.

Werkgerelateerde stress 

Werkgerelateerde stress kan op den duur uitmonden in burn-out. Burn-out is een belangrijke oorzaak van langdurig ziekteverzuim. Verzuim waar u als leidinggevende niet op zit te wachten. Onderzoek laat zien dat één op de zes werknemers klachten vertoont die passen bij een burn-out. Werkstress wordt ook in verband gebracht met een verhoogde kans op hart-en vaatziekten, laat de Nederlandse Arbeidsinspectie weten in haar Meerjarenplan 2023-2026.

Teamleider Jan en zijn rol bij het verminderen van ziekteverzuim

Jan, een teamleider bij een IT-bedrijf, houdt regelmatig gesprekken met zijn team over het welzijn van de teamleden. Hij vertelt: “Ik merkte dat één van mijn teamleden, Mark, vaak klaagde over werkgerelateerde stress. Ik probeerde tijdens een gesprek te achterhalen wat de oorzaken waren; had het te maken met de nieuwe targets die we hadden afgesproken of had het te maken met zijn persoonlijke situatie? Ik stelde na het gesprek voor om samen met HR een stressmanagement training te organiseren omdat ik het vermoeden had dat meer van mijn teamleden stress hadden maar er niet openlijk over praatten. Deze training hielp niet alleen Mark, maar ook andere teamleden om beter met stress om te gaan, wat het algehele verzuim in mijn team verminderde”. 

Het belang van duidelijke protocollen en spelregels

Een goed ingericht verzuimbeleid is essentieel voor het effectief beheren van ziekteverzuim. Leidinggevenden moeten de spelregels goed kennen en deze consequent toepassen. Verzuimbeleid is pas formeel van toepassing als de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging heeft ingestemd. Let op dat u niet regels opstelt zonder deze voor te leggen.

Verzuimprocedure in vier stappen

In het kort hier de verzuimprocedure die door de Wet verbetering poortwachter verplicht is gesteld: 

• Melden van verzuim: Medewerker meldt zich ziek bij de leidinggevende.
• Bevestiging en registratie: Leidinggevende bevestigt de melding en registreert deze.
• Contact tijdens verzuim: Regelmatig contact om de situatie te evalueren en te ondersteunen.
• Re-integratieplan: Ontwikkelen van een plan voor de terugkeer naar werk.

Actiegerichte maatregelen bij de rol van leidinggevenden bij verminderen ziekteverzuim

Leidinggevenden moeten actiegericht zijn om ziekteverzuim effectief te verminderen. Hier zijn enkele concrete stappen die je kunt nemen:

• Proactief zijn 
• Neem het initiatief om mogelijke problemen vroegtijdig te signaleren en aan te pakken.
• Doorvragen en luisteren
• Stel gerichte vragen en luister actief naar de antwoorden van je medewerkers.
• Samenwerken met HR om de juiste ondersteuning en middelen te bieden.
• Motiveren en ondersteunen
• Moedig medewerkers aan om verantwoordelijkheid te nemen voor hun inzetbaarheid en bied de nodige ondersteuning.

Tips voor de rol van leidinggevenden bij het verminderen van ziekteverzuim

Ziekteverzuim heeft invloed op het hele team. Het is belangrijk om verzuim en inzetbaarheid op een goede manier bespreekbaar te maken binnen het team en samen te werken aan oplossingen.

• Gebruik teamvergaderingen om het belang van inzetbaarheid te benadrukken en ideeën te delen.
• Moedig teamleden aan om elkaar te ondersteunen en verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen inzetbaarheid.
• Creëer een cultuur waarin open feedback wordt aangemoedigd en gewaardeerd.

Biocompatibele kunststoffen 

Bij een bedrijf voor biocompatibele kunststoffen bestemd voor gebruik in medische producten die geschikt zijn voor contact met menselijke huid en weefsel, introduceerde één van de projectmanagers, Mounir, een maandelijkse teamvergadering gericht op welzijn en inzetbaarheid van de teamleden. Tijdens deze vergaderingen werd besproken hoe het team zich voelde en welke verbeteringen konden worden aangebracht. 

De reden was dat Mounir merkte dat het ziekteverzuim weer begon op te lopen na een reorganisatie van de afdeling. Een verzuimende werknemer kost tot 405 euro per dag aan vervanging, begeleiding en re-integratie gebaseerd op een gemiddeld jaarinkomen van € 36.500,- (CPB, 2020). Naast de kosten van ziekteverzuim was er een ander probleem. De verantwoording richting de opdrachtgever en klant liep vertraging op door het ziekteverzuim, en dat moest veranderen om deze klant niet te verliezen. 

Tijdens de teamvergaderingen werd duidelijk dat er behoefte was aan een ondersteunende omgeving waarin teamleden zich gehoord voelden. De reden hiervoor waren voornamelijk de niet realistische targets na de reorganisatie. De teamleden wilden graag gehoord worden om gemotiveerd samen verder te werken waardoor het ziekteverzuim daadwerkelijk begon te verminderen.

Conclusie

Het verminderen van ziekteverzuim gaat verder dan alleen het financiële aspect. Het draait om het creëren van een gezonde en productieve werkomgeving waarin medewerkers zich ondersteund en gemotiveerd voelen. Leidinggevenden spelen hierin een sleutelrol door betrokken, proactief en consistent te zijn. Door duidelijke protocollen te volgen en een cultuur van samenwerking en open communicatie te bevorderen, kunnen leidinggevenden effectief bijdragen aan het verminderen van ziekteverzuim en het verbeteren van de inzetbaarheid van hun teamleden.

Take aways

• Leidinggevenden moeten vroegtijdig signalen van problemen herkennen en aanpakken door regelmatig gesprekken te voeren en open te staan voor feedback.
• Toon begrip voor persoonlijke problemen en bied flexibele oplossingen zoals aangepaste werktijden om verzuim te verminderen en motivatie te verhogen.
• Vind een middenweg tussen empathie en het stellen van duidelijke verwachtingen en verantwoordelijkheden.
• Communiceer helder en consequent over verzuimprocedures en verwachtingen vanaf het begin.
• Neem initiatief om mogelijke problemen vroegtijdig te signaleren en samen met HR de juiste ondersteuning te bieden.
• Moedig een cultuur aan waarin open feedback en samenwerking worden gewaardeerd en gestimuleerd.