Thuiswerken: de balans opmaken

Het fenomeen thuiswerken is al een aantal jaren bezig met een opmars in Nederland en wordt steeds populairder. Door de corona maatregelen die vorig jaar zijn ingezet, is dit proces nog eens in een stroomversnelling terecht gekomen. Voor velen is dit goed nieuws; aan thuiswerken zitten heel wat voordelen. Zo zorgt het voor meer flexibiliteit en efficiëntie binnen uw bedrijf. Bovendien levert het een bijdrage aan de oplossing van het fileprobleem en is het beter voor het milieu.

Echter, thuiswerken brengt ook wat uitdagingen met zich mee, die u als werkgever niet over het hoofd mag zien. In dit artikel bespreken we de verschillende kanten van thuiswerken en geven we u tips om thuiswerken te faciliteren en zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen.

Corona en thuiswerken

Het is niemand ontgaan dat de corona maatregelen een enorme impact hebben gehad op het thuiswerken. Waar sommige bedrijven hier al uitgebreid mee bezig waren en dus niet al te veel hoefden aan te passen, moest er bij andere bedrijven flink wat in het werk gesteld worden om dit te realiseren. Ook bedrijven die in eerste instantie thuiswerken niet overwogen of als optie beschouwden, werden min of meer door corona gedwongen dit wel te gaan faciliteren. En zij hebben wellicht onverwachts toch de voordelen, maar ook de uitdagingen die thuiswerken met zich meebrengt, mogen ondervinden. Ondertussen zijn we bijna een jaar verder en zien we dat de meeste bedrijven thuiswerken mogelijk hebben gemaakt. 

Hoe ziet de toekomst eruit?

Al voor de corona crisis was de trend van meer thuis en minder op kantoor werken ingezet. Onder andere vanwege de voordelen voor het milieu en het fileprobleem, werd de discussie over meer thuiswerken gevoerd op maatschappelijk niveau. Maar ook voor de werkgever en de werknemer individueel brengt thuiswerken best wat voordelen met zich mee. Bovendien past het perfect in de huidige maatschappelijke ontwikkelingen, waarin flexibel werken centraal staat. Het ziet er dus naar uit dat thuiswerken de komende tijd een verdere vlucht zal nemen en steeds meer normaal zal worden. Dit betekent dat u als werkgever moet nadenken over een aantal zaken. Welke voordelen kan het brengen voor u en voor uw werknemers? Maar ook: welke uitdagingen en valkuilen brengt het met zich mee en hoe gaat u daar het beste mee om? 

De voordelen van thuiswerken

Wat zijn dan precies die voordelen van thuiswerken? Het zijn er meer dan u misschien denkt. Hierbij wat voorbeelden. 

• Flexibiliteit. Wanneer u het mogelijk maakt voor uw werknemers om thuis te werken, zullen zij vaak automatisch ook meer bereid en in staat zijn om flexibel te werken. Buiten kantoortijden werken is immers makkelijker als dat vanuit huis kan en uw werknemer hier niet voor naar kantoor hoeft te reizen. 
• Behoud van medewerkers. Thuiswerken biedt meer mogelijkheden voor uw werknemers om het werk te combineren met hun privéleven. Dit maakt dat veranderende omstandigheden geen aanleiding voor hen zijn om het bedrijf te verlaten. Denk bijvoorbeeld aan de zorg voor kinderen of verminderde gelegenheid om te reizen.
• Productiviteit. In veel gevallen geldt dat er bij thuiswerken minder sprake is van onderbrekingen en afleiding dan in een kantooromgeving. Dit komt de productiviteit ten goede. Uiteraard is het tevens afhankelijk van uw branche en de thuissituatie van uw werknemer. 
• Motivatie. De mogelijkheid om thuis te werken, maakt dat uw werknemers zich door u vertrouwd voelen en geeft hen een grotere mate van autonomie. Dit bevordert uw onderlinge relatie. Het maakt dat medewerkers zich betrokken en gemotiveerd voelen.
• Gezondheid. Doordat u uw medewerkers reistijd bespaart, houden zij meer tijd over voor bijvoorbeeld voldoende slaap, tijd met familie of het bereiden van een gezonde maaltijd. Dit komt de gezondheid en het welzijn van uw medewerkers ten goede. Daarnaast kan thuiswerken zorgen voor meer energie, wat de kans op een burnout verkleint. Bovendien verlaagt thuiswerken de kans op het verspreiden van virussen onder uw medewerkers. Thuiswerken kan dus het ziekteverzuim omlaag brengen.
• Milieuvriendelijkheid. Thuiswerken heeft een positieve invloed op het milieu. Uit onderzoek blijkt dat als in Nederland één op de tien werkende mensen anderhalve dag per week meer thuiswerkt, dat 3 miljard kilometers aan woon-werkverkeer scheelt. Dat scheelt ongeveer 353.600 ton CO2 uitstoot. Hoe mooi zou het zijn als u daar samen met uw werknemers een bijdrage aan levert!

Een bijkomend voordeel van minder woon-werkverkeer is uiteraard dat het fileprobleem hiermee ook voor een deel wordt opgelost.

De uitdagingen en valkuilen

Heel wat voordelen heeft het dus, dat thuiswerken. Maar, zoals u wellicht al kunt raden, brengt thuiswerken ook de nodige uitdagingen en valkuilen met zich mee. Om thuiswerken binnen uw bedrijf tot een succes te maken, is het goed om u hiervan bewust te zijn en de risico’s zoveel mogelijk te beperken. Uitdagingen en valkuilen kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Thuiswerken past niet bij iedereen. Hier kunnen verschillende redenen voor zijn. Voor sommige mensen past het simpelweg niet bij hun persoonlijkheid. Zij functioneren het beste in een gestructureerde omgeving die duidelijk los staat van de thuissituatie. Daarnaast hebben zij veel profijt van direct contact met collega’s en/of hun leidinggevende en komen zij daarmee tot betere resultaten. Voor anderen geldt dat de thuissituatie niet goed kan worden afgestemd. Denk aan de aanwezigheid van kleine kinderen of het gebrek aan een geschikte werkruimte. 
• Gezondheidsrisico’s. We gaven eerder in deze blog aan dat thuiswerken een gunstig effect kan hebben op de gezondheid van uw werknemers. Echter, afhankelijk van de omstandigheden, kan het ook juist een negatief effect hebben. Zo kan het voor uw werknemers lastiger zijn om privé en werk te scheiden. Hierdoor kost het meer moeite om ‘los’ te komen van het werk en te ontspannen. Daarnaast is de verleiding groot om in de vrije tijd toch nog even met het werk bezig te zijn en dan ligt een burnout al snel op de loer. Bovendien is daar de kans op isolement door het gebrek aan contact met collega’s en de noodzaak het huis te verlaten.

Waar u ook aan kunt denken, zijn de arbeidsomstandigheden bij uw werknemers thuis. Op kantoor heeft u wellicht aandacht besteed aan ergonomische werkplekken en maatregelen genomen om klachten aan nek, armen, schouders en ogen te voorkomen. Bij werknemers thuis is dit hoogstwaarschijnlijk niet het geval.

• Veiligheidsrisico’s. Zoals u zich kunt voorstellen, brengt het thuiswerken op een laptop mogelijk veiligheidsrisico’s met zich mee als het gaat om gevoelige bedrijfsinformatie. 
• Lastiger te monitoren. Leiding geven en monitoren van hun functioneren kan een extra uitdaging zijn wanneer uw werknemers vanuit huis werken. Niet elke werknemer zal even positief kunnen omgaan met de afwezigheid van supervisie en deze grotere mate van eigen verantwoordelijkheid.

Tips en tricks

Dat thuiswerken de nodige uitdagingen met zich meebrengt, betekent niet dat u zich hierdoor moet laten ontmoedigen. Het feit dat u ze kent en u zich ervan bewust bent, maakt dat u er goed op kunt inspelen en indien nodig actie kunt ondernemen. Hierbij alvast wat handige tips en tricks om thuiswerken tot een zo groot mogelijk succes te maken:

• Organiseer andere manieren van (online) samenkomen. Wanneer samenkomen niet face-to-face kan of mag, probeer het samenkomen dan op een andere manier te faciliteren. Organiseer online meetingen (bijv. via Zoom) en probeer tijdens de meetingen niet meteen ter zake te komen. Geef eerst ruimte voor een ‘gezellig praatje’, zoals dit normaalgesproken bij de koffieautomaat zou plaatsvinden. Stimuleer werknemers onderling om bijvoorbeeld ‘samen’ te lunchen via Facetime. Het zal misschien wat onwennig zijn in het begin, maar u zult merken dat het snel vertrouwd voelt.
• Ga voor deels thuis en deels op locatie werken. We begrijpen dat dit momenteel wellicht (nog) lastig is, gezien de coronamaatregelen. Wanneer de mogelijkheid hiertoe weer ontstaat, kan dit een mooie uitkomst zijn. Op deze manier profiteren u en uw werknemers van de voordelen van thuis én op locatie werken. Probeer indien mogelijk samen met elke werknemer de juiste balans te vinden tussen thuis en op locatie werken.
• Stel doelen en/of targets. Wanneer u merkt dat het monitoren van functioneren lastig is en u het gevoel heeft dat productiviteit daalt, kunt u overwegen om samen met uw werknemer bepaalde doelen of targets te stellen. De werknemer kan dan zelf invullen hoe en wanneer hij hieraan werkt en behoudt op die manier zijn gevoel van vrijheid en verantwoordelijkheid in het werk. 
• Schaf de juiste (beveiligings)software aan. Dit kan een keer een behoorlijke investering zijn, maar u zult hier de vruchten van plukken. Het vergemakkelijkt het werken vanuit huis en u hoeft zich geen zorgen te maken om de veiligheid van uw informatie. 

Doe de thuiswerkscan. Wilt u weten of uw werknemers in hun thuissituatie of op kantoor extra risico lopen op gezondheidsklachten? Doe dan hier onze thuiswerkscan en ontdek wat er eventueel verbeterd kan worden.