Werkstress preventie op het werk

In de HR-praktijk zijn hoge werkdruk en werkstress hardnekkig en taai. Als u nieuw personeel aanneemt moet u al nadenken over risico’s en stressfactoren die onverhoopt kunnen leiden tot werkstress en erger. Werkstress preventie op het werk is daarmee vanaf de eerste dag een belangrijk aandachtspunt. Met de actuele ontwikkelingen binnen onze samenleving neemt de kans op werkstress toe. Zowel in de privésituatie als op de werkvloer hebben werknemers te maken met heel veel prikkels en steeds hogere verwachtingen. De draagkracht van werknemers wordt danig op de proef gesteld. 

De praktijk van werkstresspreventie 

In november 2022 kopte het Parool dat een burn-out golf in de maak was. De reden hiervoor was de krapte op de arbeidsmarkt. Onderzoek van het CBS en TNO wijst uit dat 1,3 miljoen mensen in Nederland kampen met een burn-out. Werkstresspreventie op het werk is een belangrijke stap om burn-out te voorkomen. Werkstress preventie op het werk begint natuurlijk bij het in kaart brengen van stressfactoren in het arbeidsproces. Werkstress kan verschillend worden ervaren maar heeft vaak vergelijkbare consequenties. Het leidt tot persoonlijk leed in zowel de privé-situatie als op het werk. Signalen van werkstress kunnen zijn:

• vermoeidheid
• slaapproblemen
• concentratieproblemen
• weinig tot geen plezier in het werk
• kortaf en geagiteerd reageren

De risicofactoren die tot werkstress kunnen leiden zijn verschillend. In de offshore industrie bijvoorbeeld hebben werknemers te maken met specifieke stressfactoren zoals:

• lawaai en continue geluid van motoren en machines
• lange werkdagen van 12 uur in ploegen
• gebrek aan privacy
• extreme weersomstandigheden
• ver van huis en haard zijn

Op zee zijn de omstandigheden vaak anders dan op het vaste land. Werknemers zitten op elkaars lip en zelfs bij het slapen delen zij de slaapruimte met andere werknemers.

Noodzaak van werkstress preventie

De noodzaak van preventie van stress op het werk steunt op twee pijlers. De eerste pijler is van financiële van aard. Een hoog percentage ziekteverzuim als gevolg van werkstress kan flinke consequenties hebben voor de winstgevendheid van uw bedrijf of organisatie. De tweede pijler is duurzame inzetbaarheid en het welzijn van uw werknemers. U verwacht van uw werknemers dat zij goed presteren. De belangrijkste voorwaarde hiervoor is is dat uw werknemers mentaal fit zijn. Mentaal fitte werknemers blijven langer gezond, halen meer voldoening uit hun werk en presteren daarmee beter. Zeker als we dit over de lange termijn bezien.

Preventie of interventie bij werkstress

Werkstress preventie op het werk blijkt in de praktijk bij veel bedrijven en organisaties pas belangrijk te worden als het ziekteverzuim te groot wordt. Bedrijven en organisaties zijn dan gedwongen om in te grijpen om te zorgen dat productieprocessen niet stil komen te liggen. Er is dan niet zozeer sprake van preventie maar van interventie. Bij interventie ligt de nadruk op het verminderen van het ziekteverzuim binnen een korte termijn waardoor vaak te weinig aandacht is voor de oorzaken van het ziekteverzuim. Er is geen tijd en ruimte om het wezen van werkstress te begrijpen.

Preventie van ad hoc naar consequent werkstress preventie beleid

Als management wilt u natuurlijk een gezonde organisatie met een laag ziekteverzuim en met zo min mogelijk ongelukken op de werkvloer. U zult daarom moeten inzetten op preventie en kunt niet varen op ad hoc maatregelen. 

Preventie binnen uw organisatie kan alleen slagen als u beleid ontwikkelt dat is afgestemd op de situatie binnen uw bedrijf en branche. Werkstress preventie op het werk is onderdeel van arbobeleid. Hieruit vloeien een aantal verplichtingen voort die tot doel hebben een gezonde en veilige werkplek te garanderen voor uw werknemers. Bij werkstress preventie moet u het preventieadvies van de bedrijfsarts meenemen in uw maatregelen. Arbobeleid is cyclus beleid dat bestaat uit verschillende onderdelen die herhaald  worden. Binnen uw organisatie of bedrijf kan de cyclus van Plan, Do, Check, Act, toegeschreven aan Dr. William Edwards Deming, een houvast zijn voor uw werkstresspreventie beleid.

Plannen van beleid ter preventie van werkstress op het werk

Bij het maken van een plan om werkstress op het werk te voorkomen is het belangrijk om de volgende hoofdpunten op te nemen:

• Oorzaken van werkstress in het arbeidsproces
• Profiel en vaardigheden van individuele werknemers 
• Meetbare doelstellingen
• Medezeggenschap  

Met deze elementen stelt u een duidelijk stresspreventiebeleid op voor het hele bedrijf. 

Medezeggenschap

Bij het denken over het beleid en het bepalen ervan is het erg belangrijk om medezeggenschap te organiseren tijdens alle fasen van het beslissingsproces. Om een breed draagvlak te creëren binnen uw organisatie of bedrijf is dit noodzakelijk. Bij preventie staat de individuele werknemer of medewerker centraal. Door deze te betrekken kan meer bewustzijn worden gekweekt en kunnen betere oplossingen worden gevonden. Het vormen van een werkgroep waarin P&O, het bestuur, de OR, managers en de arbodienst zijn vertegenwoordigd is een goede afspiegeling van uw bedrijf of organisatie. 

Rol van leidinggevenden

Met de klankbordgroep kan worden nagedacht over het verschijnsel werkstress, de stressfactoren en de problemen die worden ervaren door werknemers en medewerkers. De verantwoordelijkheid voor het hele proces ligt hierbij uiteraard bij het management. Een goede manier om meer bewustzijn te creëren rondom werkstress en werkstresspreventie is om zowel managers, leidinggevenden en werknemers op de hoogte te brengen en te houden via interne mailing bijvoorbeeld. U kunt uw werknemers extra op de hoogte brengen met een informatieblad bij hun loonstrook. Het organiseren van workshops en het gebruik van social media zijn andere manieren van communicatie. Relevante informatie over oorzaken van werkstress, tips om werkstress te voorkomen maar ook de doelstellingen binnen het bedrijf of organisatie kunnen zo worden gecommuniceerd.

Voorlichting en training

Leidinggevenden hebben een sleutelpositie in de uitvoer van stresspreventie. Zij moeten eerst leren de eigen werkstress te hanteren dientengevolge is training en voorlichting aan leidinggevenden prioriteit. Als leidinggevenden hebben geleerd beter om met de eigen werkstress om te gaan dan kunnen zij werknemers beter helpen om te gaan met overmatige stress. U kunt zelf voorlichting en training organiseren binnen uw organisatie maar ook uitbesteden aan externe trainingsbureaus zoals Instituut Werk en Stress hiervoor inschakelen. 

Oorzaken van werkstress

Oorzaken van werkstress liggen in het algemeen besloten in de scheve verhouding tussen draagkracht en draaglast. Veel voorkomende factoren die leiden tot werkstress zijn: 

• hoge werkdruk (door te veel of te moeilijk werk)
• te makkelijk werk
• onduidelijkheid over de taken
• een slechte relatie of een conflict met een leidinggevende of een collega
• onderwaardering door leidinggevenden
• onzekerheid over de toekomst van iemands baan

Deels ligt de oplossing in het verbeteren van de draagkracht van werknemers. Om te achterhalen wat de specifieke oorzaken zijn in uw branche en bedrijf is onderzoek nodig. 

Diagnostiek 

Een goede diagnose van werkstressoren binnen uw organisatie maar ook zogenaamde energiebronnen(positieve en motiverende arbeidsomstandigheden) kan opgesteld worden door een werkbelevingsonderzoek uit te voeren. Een betrouwbaar hulpmiddel hierbij is de Vragenlijst Beleving en Beoordeling Arbeid(VBBA). Met het uitvoeren van dit onderzoek en de resultaten ervan kan uw organisatie beter maatregelen implementeren tegen werkstress. Door het onderzoek periodiek te herhalen kunt u evalueren en bijsturen indien gewenst. Een arbodienst kan uw organisatie helpen bij het uitvoeren van dit onderzoek. Arbodiensten hebben veel ervaring hiermee. Belangrijk is om het werkbelevingsonderzoek als vast onderdeel van uw HRM-beleid op te nemen. Het werkbelevingsonderzoek alleen is niet zaligmakend. Maakt u daarom gebruik van meer instrumenten zoals:

• interviews met managers en werknemers
• groepsgesprekken
• consulteer arbo professionals 
• werk observaties

Door bij het onderzoek al deze instrumenten te gebruiken krijgt u helderheid over werkstress en de preventie ervan op het werk. Doordat in het onderzoek managers, leidinggevenden, werknemers en arboprofessionals worden betrokken creëert u een breed draagvlak. Dat is nodig om succes te hebben bij het uitvoeren van uw plan of beleid. 

Conclusie

Werkstress is een hardnekkig probleem in de HR-praktijk. Reeds bij aanname van nieuwe medewerkers moet al rekening . De actuele ontwikkelingen in de samenleving dragen bij aan het ontstaan van werkstress. Werkstress preventie is daarom van groot belang en begint met het identificeren van stressfactoren in het arbeidsproces. Risicofactoren kunnen verschillen per branche, zoals in de offshore industrie waar medewerkers te maken hebben met specifieke branchegebonden stressfactoren.

De noodzaak van preventie steunt op twee pijlers: financiële gevolgen van hoog ziekteverzuim en duurzame inzetbaarheid en het welzijn van de medewerkers. Bedrijven grijpen pas in als het ziekteverzuim te groot wordt waardoor interventie voor preventie gaat. De nadruk ligt op het verminderen van het verzuim op korte termijn. Preventie van werkstress vereist een consequent beleid gericht op de specifieke situatie van het bedrijf en de branche, en is onderdeel van arbobeleid. Beleid dat begint met de juiste diagnose en het creëren van draagvlak binnen uw organisatie of bedrijf. 

Take Aways

• Werkstress is een hardnekkige en taaie realiteit in de HR-praktijk.
• Preventie van werkstress op het werk begint met het in kaart brengen van werkstressoren.
• Signalen van werkstress kunnen zijn: vermoeidheid, slaapproblemen, concentratieproblemen, weinig plezier in het werk en kortaf en geagiteerd reageren.
• Noodzaak voor werkstresspreventie is enerzijds financieel van aard en gaat anderzijds over de mentale en fysieke gezondheid van werknemers.

• In de praktijk lijkt werkstress interventie meer de boventoon te voeren dan werkstress preventie. 
• Ingezet wordt op terugdringen van ziekteverzuim waarbij niet integraal gedacht wordt over de oorzaken en het fenomeen van werkstress.
• Werkstress preventie vereist een PDCA aanpak waarbij het ontwikkelen van beleid op een breed draagvlak moet steunen.
• Beleid begint met een goede diagnose van de werkstressoren en van de energiebronnen binnen uw bedrijf.