Wie is MediWerk?

MediWerk is dé arbodienst voor de maritieme-, energie-, olie- en gassector. Wij ondersteunen werkgevers en werknemers in het optimaliseren van gezondheid, veiligheid en duurzame inzetbaarheid. Wij gaan met grote zorg om met de persoonsgegevens die wij verwerken. Naast privacywetgeving (AVG) nemen we ook geldende richtlijnen en protocollen in acht. Alle informatie hierover vind je in ons privacyreglement, dat op 1 januari 2022 in werking is getreden. In deze verkorte uitgave van het privacyreglement leggen we kort en krachtig uit hoe wij met persoonsgegevens omgaan, welke rechten en plichten hieruit voortvloeien en hoe je hierover contact met ons kunt opnemen.

Wat betekenen alle technische termen?

In (deze verkorte uitgave van) het privacyreglement staan veel technische termen. De definities hiervan vind je in de volledige versie van het privacyreglement.

Hoe verwerken we persoonsgegevens?

MediWerk is een arbodienstverlener die met werkgevers een dienstverleningsovereenkomst sluit. Ingevolge de sociale verzekeringswetten, WGBO, Wet BIG, de Arbeidsomstandighedenwet en andere voor dit terrein relevante wet- en regelgeving verwerken wij Persoonsgegevens. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de gegevensverwerking die plaatsvindt op grond van deze wet- en regelgeving.

We verwerken (bijzondere) Persoonsgegevens om de dienstverlening aan de klanten te kunnen uitvoeren op het gebied van:

1. Integraal gezondheidsmanagement;
2. Arbeidsomstandighedenzorg in bedrijven en instellingen waarmee MediWerk een overeenkomst heeft gesloten;
3. Verzuimbegeleiding van werknemers van bedrijven en instellingen waarmee MediWerk een overeenkomst heeft gesloten;
4. Re-integratie van werknemers in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid;
5. De uitvoering van de wettelijke taken die voor MediWerk van toepassing zijn (zoals de Arbowet, de Wet verbetering Poortwachter, etc.);
6. Preventie;
7. Gezondheidsonderzoeken; en
8. Medische keuringen.

We zorgen ervoor dat de Persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op zorgvuldige manier worden verwerkt. De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een (arbeids-) overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht. De Persoonsgegevens worden verwerkt voor de bovengenoemde doeleinden en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen. De vastlegging van de bijzondere Persoonsgegevens in verband met ziekteverzuim en re-integratie gebeurt op basis van de KNMG-code “Gegevensverkeer en samenwerking bij arbeidsverzuim en re-integratie (2007)”.

We verzamelen alleen de minimaal noodzakelijke persoonsgegevens. We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze worden verwerkt, tenzij het langer bewaren van de persoonsgegevens op grond van wet- of regelgeving verplicht is. Onze bewaartermijnen zijn gebaseerd op de geldende wet- en regelgeving. Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de persoonsgegevens binnen een jaar uit het bestand verwijderd en vernietigd. Je wordt hierover geïnformeerd.

Onze medewerkers hebben toegang tot Persoonsgegevens op basis van ‘need to know’: alleen die medewerkers die vanwege hun werkzaamheden toegang moeten hebben, krijgen die toegang ook. Autorisatie gebeurt aan de hand van rollen, waardoor een strikte scheiding toegepast kan worden. Voor bijzondere Persoonsgegevens (medische gegevens) die vallen onder het beroepsgeheim is toegang alleen verleend aan het behandelteam.

Met in achtneming van het bij of krachten de wet- en regelgeving bepaalde worden persoonsgegevens zonder voorafgaande toestemming van de betrokkene verstrekt aan: 

• medewerkers van MediWerk die direct betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan en begeleiding van betrokkene; 
• verwerkers van persoonsgegevens in het kader van de gegeven opdracht door MediWerk; 
• werkgever in geval van verzuimbegeleiding; 
• uitvoeringsinstituten voor de sociale verzekeringen in het kader van het re-integratieplan volgens de richtlijnen van het UWV; 
• verzekeringsmaatschappijen in het kader van de verzekering van de loondoorbetaling bij ziekte volgens het Convenant gegevensuitwisseling arbodiensten – verzekeraars; 
• de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid; 
• het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCVB); en 
• reïntegratiebedrijven. 

Andere gegevens en gegevens aan anderen dan genoemd in artikel 6 worden slechts verstrekt na gerichte toestemming van betrokkene.

Wat zijn de rechten van de betrokkene?

De betrokkene is de persoon van wie wij Persoonsgegevens verwerken. Deze heeft recht op:

• informatieverstrekking rondom de verzameling van diens persoonsgegevens en de manier waarop MediWerk met persoonsgegevens omgaat;
• geheimhouding van persoonsgegevens die van hem worden verzameld en verwerkt;
• inzage: de recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens;
• afscherming, aanvulling, dataportabiliteit en bezwaar; en
• om vergeten te worden (vernietiging van op hem betrekking hebbende gegevens).

Wat zijn de rechten van de werkgever?

De werkgever met wie wij in onze hoedanigheid van arbodienst een overeenkomst hebben gesloten, heeft het recht een audit uit te laten voeren om te controleren of wij de voorwaarden naleven die we hebben vastgelegd in dit privacyreglement.

Wat doen we aan beveiliging?

Wij zullen alles doen dat redelijkerwijs van ons verlangd kan worden om te voorkomen dat bij de Verwerking van Persoonsgegevens deze Persoonsgegevens worden aangepast, in handen komen van onbevoegden, door onbevoegden worden gewijzigd, of ten onrechte aan derden worden verstrekt of anderszins onrechtmatig worden verwerkt. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder het opleggen van een geheimhoudingsverplichting aan personeelsleden en andere bij de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst betrokken personen. Gegevensverwerking en dataopslag vindt alleen plaats in Europese landen. Als er een inbreuk ontstaat op de beveiliging, waarbij (bijzondere) Persoonsgegevens verloren zijn gegaan of onrechtmatige verwerking redelijkerwijs niet uit te sluiten is (hierna: “Datalek”) en het risico op de rechten en vrijheden van natuurlijke personen hoog is, melden we dit direct schriftelijk aan de werkgever en betrokkene(n), en mogelijk ook aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkene(n), en houden we deze partijen op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen omtrent het Datalek en van de maatregelen die wij treffen om het Datalek te dichten.

Wat doen we als we een klacht krijgen?

Als werkgever, werknemer of consument kun je je met een klacht tot ons wenden als je vindt dat MediWerk een verplichting die voortkomt uit dit privacyreglement niet nakomt. Iedere klacht die wij ontvangen wordt behandeld overeenkomstig de door de Verwerkingsverantwoordelijke vastgestelde klachtenprocedure.

Met wie kun je contact opnemen?

De Functionaris Gegevensbescherming van MediWerk is dhr. J. Huliselan. Hij houdt toezicht op de toepassing en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, en is te allen tijde te bereiken via telefoonnummer 088 0117 500 of e-mailadres fg@mediwerk.com.

Waar vind ik het volledige privacyreglement?

Het volledige privacyreglement is gepubliceerd op de website van MediWerk (mediwerk.com) en ligt ter inzage op het hoofdkantoor en alle andere vestigingen van MediWerk. Op verzoek sturen we je een afschrift van dit reglement toe.

Jouw werkgever kan digitaal de algemene verzuiminformatie inzien; niet de exacte reden van jouw verzuim. De bedrijfsarts geeft echter wel zijn conclusies door aan jouw werkgever, bijvoorbeeld de mogelijkheden om jouw werk te hervatten en de afspraken die met jou zijn gemaakt. In bepaalde situaties kan de bedrijfsarts het wenselijk vinden bepaalde informatie wel aan de werkgever te verstrekken, bijvoorbeeld als het gaat om beperkingen en mogelijke werkaanpassingen zodat jij jouw werk wel weer (gedeeltelijk) kunt doen. In een dergelijk geval vraagt de bedrijfsarts altijd eerst om jouw toestemming.

Je hebt recht op 70% van jouw loon tijdens ziekteverzuim in de eerste twee jaar, zolang je je aan de volgende regels houdt:

• Meld je direct ziek bij jouw werkgever en volg eventuele nadere verzuimregels op.
• Je bent verplicht om naar afspraken met de bedrijfsarts te komen, zodat je samen met hem je ziekteverloop en terugkeer naar werk kunt bespreken.

Je bent niet verplicht om de oorzaak van de ziekte te vermelden bij jouw werkgever. Houd je je niet aan de regels of werk je onvoldoende mee aan jouw herstel en terugkeer, dan heeft de werkgever recht om een waarschuwing te geven. Als er geen verbetering optreedt, heeft de werkgever het recht om de loondoorbetaling op te schorten of zelfs stop te zetten.

Je moet je ziekmelden bij jouw werkgever. De juiste persoon staat vermeld in het ziekmeldprotocol van jouw werkgever. Dit geldt ook als je ziek wordt tijdens jouw vakantie.

Bij de ziekmelding geef je aan:

• wat de aard van de klachten is (niet verplicht om te melden) en of deze te maken hebben met het werk;
• hoe lang je uit de running denkt te zijn;
• wat de werkgever kan doen om te helpen;
• op welk (verpleeg)adres en telefoonnummer je te bereiken bent.

Niet in detail. Het is voldoende als je vertelt dat je ziek bent en daarom niet kunt werken. Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens is medische informatie ‘vertrouwelijke informatie’.

Je bent wel verplicht de bedrijfsarts jouw klacht(en) te vertellen. Hij of zij mag deze informatie niet doorgeven aan jouw werkgever vanwege het beroepsgeheim.

De vangnetsituatie is: arbeidsongeschiktheid ten gevolge van zwangerschap, als gevolg van structureel functionele beperkingen (vroeger arbeidsgehandicapt) of als gevolg van orgaandonatie (niet verplicht om te melden). Je geeft aan:

• welke werkzaamheden je nog wel kunt doen;
• of er sprake is van arbeidsongeschiktheid als gevolg van een ongeluk waarvoor een derde aansprakelijk is. Deze informatie geeft jouw werkgever vervolgens door aan de arbodienst

Je moet de eerste weken van het verzuim bereikbaar zijn op tijden die in het protocol van jouw organisatie staan. Je moet aanwezig zijn op het opgegeven (verpleeg)adres voor (onaangekondigd) contact met de werkgever of met MediWerk. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat je gebeld wordt door de bedrijfsarts voor meer informatie of dat er een huisbezoek plaatsvindt. Ben je dan niet aanwezig op het opgegeven adres, dan moet iemand anders op dat adres kunnen vertellen waar je te bereiken bent. Wanneer wij na twee pogingen telefonisch geen contact met jou hebben kunnen krijgen, dan brengen wij de kosten hiervoor in rekening bij de werkgever.

Verblijf op een ander adres, permanent of tijdelijk, moet je altijd binnen 24 uur aan jouw leidinggevende en aan ons doorgeven. Voor een bezoek aan de bedrijfsarts, huisarts, fysiotherapeut of een andere medisch specialist mag je het opgegeven adres verlaten. Ook voor werkhervatting of als je toestemming hebt van jouw leidinggevende mag je het adres verlaten.

De werkgever mag je vragen:

• hoe lang je denkt niet te kunnen werken;
• of je andere werkzaamheden kunt verrichten;
• of je met behulp van aanpassingen werkzaamheden kunt verrichten;
• hoe en waar je bereikbaar bent;
• of je onder een ‘vangnetbepaling’ valt.

Als je ziek wordt, dan is de Wet verbetering poortwachter van kracht. Deze wet bevat de regels omtrent verzuim en jouw re-integratie, met als doel jou zo snel mogelijk weer gezond aan het werk te krijgen. Dit kan in de vorm van terugkeer naar werk in jouw huidige functie of in een aangepaste functie.

De WVP zorgt ervoor dat jouw werkgever periodiek actie onderneemt. Gedurende deze tijd kom je regelmatig in contact met de bedrijfsarts en/of re-integratieadviseur.

Wanneer je niet wilt werken vanwege een conflict op het werk, dan doe je er verstandig aan je in eerste instantie niet ziek te melden. Overleg met jouw werkgever of je een time-out (arbeidsconflictenverlof) voor conflictbemiddeling c.q. mediation kunt krijgen, om samen met jouw werkgever een oplossing te vinden voor het conflict.

Heb je naast of door het arbeidsconflict gezondheidsklachten, waardoor je jouw werk niet kunt doen, dan kun je je wel ziekmelden. In dat geval mag (moet) jouw werkgever ons direct informeren om vast te laten stellen of er inderdaad ook sprake is van gezondheidsklachten naast het arbeidsconflict.

Ja. Ben je het niet eens met adviezen of uitspraken van MediWerk? Dan kun je een second opinion aanvragen. De kosten hiervan zijn voor rekening van de werkgever.

Klik hier voor meer informatie aangaande het inzetten van een second opinion.

• Preventief Medisch Onderzoek
• Open spreekuur bedrijfsarts.

Een Preventief Medisch Onderzoek brengt tijdig gezondheidsrisico’s in kaart. Je krijgt zo zicht op gezondheidsrisico’s in uw werkprocessen en in persoonlijke gezondheidsrisico’s.

Vanaf 1 juli 2017 gelden er nieuwe regels vanuit de Arbowet. De overheid wil stimuleren om voortijdig klachten te behandelen, om zo de kans op uitval te verminderen. Je hebt daarom recht om bij je bedrijfsarts langs te gaan, zonder overleg met je werkgever.

Ja, je mag een deskundigenoordeel aanvragen als je het niet eens bent met de afspraken omtrent re-integratie die met de werkgever zijn gemaakt. Dit kan worden aangevraagd bij het UWV. De kosten bedragen €100,-

Je kunt jouw  persoonlijke dossier inzien. Dit vraag je schriftelijk bij ons aan.

Jouw gegevens worden digitaal bewaard binnen een veilige, beschermde omgeving.

De registratie en verwerking van jouw (medische) gegevens vindt plaats in overeenstemming met de sociale verzekeringswetten, de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (W-GBO), de Wet beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG), de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Arbeidsomstandighedenwet en andere voor dit terrein relevante wet- en regelgeving.

Wij gebruiken de gegevens alleen voor onze dienstverlening aan jou en jouw werkgever.

Bij MediWerk kunnen jouw bedrijfsarts, zijn assistenten en de re-integratieadviseur jouw medische gegevens inzien. Zij moeten zich houden aan het beroepsgeheim. Zij gebruiken deze gegevens tijdens het spreekuur en vullen deze aan. Wij hebben dit in ons privacyreglement vastgelegd. De overige medewerkers van MediWerk kunnen uw medische gegevens niet inzien. Zij zien alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor het inplannen van een afspraak met de bedrijfsarts of re-integratieadviseur. Alle medewerkers van MediWerk hebben een geheimhoudingsplicht ondertekend.

In de dagelijkse praktijk werkt de bedrijfsarts veelvuldig samen met de re-integratie adviseurs en doktersassistenten. Het kan dan gebeuren dat één van deze functionarissen werk doet dat officieel tot de taken van de bedrijfsarts behoort. De bedrijfsarts mag sommige taken delegeren mits aan een aantal voorwaarden is voldaan. Onder die taken vallen bijvoorbeeld het vragen naar medische informatie, het bewerken van informatie en het triageren aan de hand van medische informatie. Uw medische gegevens mogen alleen gedeeld worden met de functionaris wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn taken. Duidelijke kaders en condities omtrent taakdelegatie zijn vastgelegd in ons privacy reglement.

Op het gebied van arbeidsomstandigheden heeft de ondernemingsraad (OR) of Personeelsvertegenwoordiging (PVT) instemmingsrecht.

De werkgever moet bovendien tweemaal per jaar een bijeenkomst organiseren om het personeel in de gelegenheid te stellen om over belangrijke wijzigingen in de arbeidsomstandigheden, zoals de RI&E en het plan van aanpak, te spreken.

De kerntaken van de OR/PVT op arbogebied als OR/PVT:

• Goedkeuring van de risico-inventarisatie en –evaluatie(RI&E) en advisering;
• Goedkeuring Plan van Aanpak.

De kerntaken van de werkgever:

• Begeleiding van zieke werknemers;
• Periodiek faciliteren van preventief medisch onderzoek (PMO);
• Faciliteren van eventuele aanstellingskeuringen;
• Directe samenwerking met de OR of PVT over arbogerichte maatregelingen.

De werkgever kan ervoor kiezen diensten onder te brengen bij een arbodienstverlener. Zie ons dienstenpakken arbeidsomstandigheden (link).

Heeft jouw organisatie minder dan 10 personeelsleden in dienst en is er geen OR of PVT? Dan geeft de wet aan dat werknemers advies moeten kunnen geven over de bovenstaande punten. Ook is jouw werkgever verplicht twee maal per jaar het personeel te informeren over belangrijke wijzigingen in de arbeidsomstandigheden binnen jouw organisatie.

MediWerk kan jouw OR en PVT bijstaan. Een OR of PVT heeft het recht om extern advies in te winnen of zich bij te laten staan

Per 1 juli 2017 is de arbeidsomstandighedenwet (beter bekend als de Arbowet) gewijzigd, wat gevolgen heeft gehad op het HR en HSEQ-beleid. Zo moet de werkgever afspraken met de arbodienst vastleggen in een basiscontract en is de rol versterkt van de bedrijfsarts. Het doel van de herziende Arbowet is de betrokkenheid van de werknemer en de bedrijfsarts vergroten in geval van preventie. Wij informeren je graag, zodat je tijdig actie kunt ondernemen.

De aanpassingen in de Arbowet op een rij:

• De rol van de bedrijfsarts bij verzuimbegeleiding is adviserend;
• Werknemers moeten de mogelijkheid hebben om preventief contact op te kunnen nemen met de bedrijfsarts;
• De werknemer heeft het recht om een second opinion van een andere bedrijfsarts te vragen;
• De bedrijfsarts moet de mogelijkheid hebben om werkplekken te bezoeken;
• Versterking van de positie van de preventiemedewerker;
• De OR is medeverantwoordelijk voor het goed functioneren van de preventiemedewerker;
• Klachtbehandeling: er moet een duidelijke klachtenprocedure zijn;
• Basiscontract afsluiten met een gecertificeerde arbodienst is verplicht.

Het contract tussen de arbodienst en werkgevers moet voldoen aan minimumeisen. Onder andere de taken waarin de arbodienst de werkgever moet ondersteunen. Het toetsen van de risico-inventarisatie en -evaluatie, preventief medisch onderzoek en andere wettelijke verplichtingen kunnen onder deze taken vallen. Wat houdt het basiscontract precies in? Bekijk hier de video

De bedrijfsarts kan bepaalde taken door andere functionarissen (niet-artsen) binnen MediWerk laten uitvoeren door middel van taakdelegatie. Hieraan zijn strikte regels verbonden. MediWerk volgt hierin de leidraad van de NVAB en Werkwijzer Taakdelegatie van het SZW. Zo wordt de bekwaamheid van de functionarissen vooraf grondig getoetst, worden de uit te voeren werkzaamheden vooraf bepaald en zal de bedrijfsarts periodiek het werken met taakdelegatie evalueren. Uw dossier blijft dus in goede handen.

Indien er een gedelegeerde wordt ingezet in uw dossier, wordt u hiervan op de hoogte gebracht door uw bedrijfsarts. U heeft te allen tijde het recht om de bedrijfsarts (persoonlijk) te consulteren.