Evaluatie van bestaand verzuimbeleid en mogelijke verbeteringen

Bij een bedrijf dat poetsdoeken van gerecycled textiel produceert voor de industrie, rinkelt maandagochtend de telefoon: een medewerker van de afdeling logistiek meldt zich wéér ziek. Een stressvol scenario ontvouwt zich, de werkdruk is hoog en de roosters zitten strak in elkaar. Het gevolg? Met elke zieke werknemer lopen productie en planning direct vertraging op. Herkenbaar in uw bedrijf of organisatie? In hoeverre is uw huidige verzuimbeleid hierop voorbereid, en waar liggen kansen voor verbetering? In deze blog ontdekt u waarom een regelmatige evaluatie van bestaand verzuimbeleid essentieel is en welke mogelijke verbeteringen u kunt doorvoeren zetten om ziekteverzuim structureel te verminderen.

Waarom verzuimbeleid evalueren? 

Evaluatie van bestaand verzuimbeleid en mogelijke verbeteringen is essentieel voor uw bedrijf. Een effectief verzuimbeleid is namelijk niet statisch. Wet- en regelgeving veranderen, de bedrijfsdoelstellingen ontwikkelen zich, en uw medewerkers hebben andere behoeften dan vijf jaar geleden. Bovendien zijn de risico’s binnen de zware industrie anders dan in bijvoorbeeld kantooromgevingen. Een regelmatige evaluatie van uw beleid geeft inzicht in:

• de effectiviteit van preventie: werkt u echt aan het voorkomen van verzuim of bestrijdt u vooral de symptomen achteraf?

Een modern verzuimbeleid focust op preventieve maatregelen, zoals regelmatige medische keuringen, ergonomische werkplekaanpassingen en mentale ondersteuning. Zo kunt u problemen aan de bron aanpakken, in plaats van pas in te grijpen als een medewerker al is uitgevallen.

• duurzame inzetbaarheid: sluit uw beleid aan bij de veranderende (fysieke en mentale) eisen van uw sector? 

De offshore- en energiesectoren hebben bijvoorbeeld te maken met strenge veiligheidseisen, onregelmatige diensten en hoge werkdruk. Maar ook in de maritieme sector kunnen lange periodes op zee voor extra mentale belasting zorgen. De maakindustrie staat bekend om de hoge werkdruk. Dit kan leiden tot werkstress en tenslotte burn-out.

Evalueren betekent nagaan of de huidige maatregelen nog matchen met wat medewerkers anno nu echt nodig hebben.

• Wet- en regelgeving
  Zijn de huidige procedures nog up-to-date met de Arbowetgeving en sector-specifieke veiligheidsrichtlijnen? De regelgeving kan per sector verschillen, en boetes of sancties bij het niet-naleven ervan kunnen hoog oplopen. Daarnaast kunnen certificeringsnormen wijzigen, iets dat direct gevolgen heeft voor uw bedrijfsvoering.
• Kosten en baten
  Hoeveel verzuimkosten kunt u nog reduceren met gerichte aanpassingen in uw beleid? Bij uitval in de offshore, energiesector en industrie liggen de kosten veel hoger dan in andere branches, doordat één zieke medewerker de hele keten kan ophouden. Denk aan het tijdelijke inhuren van personeel, transportkosten, en de veiligheidsrisico’s als teams niet volledig zijn. Door nu te evalueren, voorkomt u onverwachte uitval en waarborgt u de productiviteit én veiligheid van uw medewerkers.

De risico’s van een verouderd verzuimbeleid in Bunschoten 

“Ons verzuim is wel erg gestegen de laatste tijd en we weten nog niet hoe het komt,” bekent Marlene Rhemrev, Health Officer bij een staal- en technologiebedrijf in Bunschoten. Aan de cijfers is niets te merken van haar warme ontvangst: het verzuimpercentage schommelt rond de 9%, met uitschieters naar 12,5%. De internationale eigenaar begint zich dan ook hardop af te vragen waar de knelpunten liggen volgens haar.

Marlene legt uit dat er jarenlang weinig aandacht is geweest voor een duidelijke rolverdeling en preventief beleid. “We hadden vooral protocollen voor als mensen zich ziek meldden, maar amper handvatten om uitval te voorkomen,” zegt ze. Dat gebrek aan structuur leidde tot versplinterde communicatie: medewerkers voelden zich niet gezien, leidinggevenden wisten niet hoe ze in moesten grijpen en externe partijen werkten langs elkaar heen. “In de complexe regelgeving rond verzuim en door de mondigheid van medewerkers moet je goed weten van elkaar hoe je samenwerkt en welke koers je volgt,” benadrukt Marlene. Toch is er licht aan het eind van de tunnel. 

Chief Health Officer voor verbetering van bestaand verzuimbeleid

Evaluatie van bestaand verzuimbeleid was de logische volgende stap. Met de komst van een fulltime Health Officer, een rol die Marlene nu vervult, is het beleid grondig op de schop gegaan. Deze verbetering van bestaand verzuimbeleid werpt zijn vruchten af. Ze schakelt intensief met arbodiensten en zorgverzekeraars, en spreekt medewerkers en leidinggevenden direct aan als er signalen zijn van (dreigende) uitval. “Soms is iemand niet echt ziek,” legt ze uit, “maar wel tijdelijk arbeidsongeschikt door een crisissituatie thuis of langdurige mantelzorg. Dan moeten we snel schakelen en maatwerk bieden.” Dankzij deze aanpak daalde het verzuim richting de 8%.

Het voorbeeld in Bunschoten toont duidelijk aan dat een verouderd beleid niet alleen voor oplopende kosten en frustraties zorgt, maar ook kansen laat liggen. Door leiderschap en verantwoordelijkheden te herzien, preventie als speerpunt te benoemen en externe partijen actief te betrekken, is de inzetbaarheid van medewerkers aantoonbaar te verbeteren.

Hoe kunt u uw verzuimbeleid moderniseren? 

Om verzuim structureel te verlagen en de inzetbaarheid van medewerkers te verhogen, is een modern en toekomstbestendig beleid nodig. Na de evaluatie van bestaand verzuimbeleid zult u mogelijke verbeteringen moeten doorvoeren. Hieronder vindt u enkele stappen om gericht aan de slag te gaan:

1. Optimaliseer de risico-Inventarisatie & -evaluatie (RIE)
   • Regelmatige updates: controleer minstens één keer per jaar of de RIE nog klopt met de actuele situatie op de werkvloer.
   • Betrek medewerkers: laat hen meedenken over verbeterpunten; zij kennen de knelpunten in de praktijk het beste.
2. Creëer een “Chief Health Officer”  functie
   • Maatwerk: een Health Officer kan individuele situaties beoordelen en direct ingrijpen bij (dreigend) verzuim.
   • Samenwerking: de rol van “Chief Health Officer” fungeert als spin in het web tussen arbodienst, zorgverzekeraar, leidinggevenden en medewerkers.
3. Investeer in preventie
   • Preventieve check-ups: medewerkers kunnen bij de bedrijfsarts laagdrempelig terecht voor advies over hun fysieke en mentale gezondheid.
   • Training en ergonomie: organiseer workshops over tiltechnieken, werkhouding en stressmanagement om fysiek en mentaal uitval te voorkomen.
4. Digitale tools
   • Verzuimregistratie: moderne systemen bieden realtime inzicht in ziektepatronen, waardoor HR en leidinggevenden sneller kunnen reageren.
   • Wearables: in sommige productiesectoren kunnen wearables helpen om fysieke belasting en vermoeidheid te meten. Deze data (AVG-proof) delen met de arbodienst kan preventief werken.
5. Focus op communicatie en draagvlak
   • Transparantie: bespreek regelmatig met alle lagen in de organisatie wat de verzuimcijfers zijn, welke doelen er zijn gesteld en hoe iedereen kan bijdragen.
   • Leiderschapstraining: leidinggevenden krijgen tools om vroegtijdige signalen van stress of overbelasting te herkennen en bespreekbaar te maken.

Verzuimreductie in de maakindustrie: een praktijkvoorbeeld 

Een verpakkingsfabrikant in golfkarton zat lang met structureel hoog verzuim in de productiehal. Machine-operators klaagden over rug- en schouderpijn door repetitieve bewegingen. Door een RIE-update en extra ergonomische voorzieningen (verstelbare werktafels, tilhulpmiddelen) kreeg de fabriek meer grip op het ziekteverzuim. Het verzuim nam af over een periode van 6 maanden. 

Na ongeveer anderhalf jaar moest de fabrikant een ingrijpend reorganisatieproces doorvoeren in verband met toenemende concurrentie uit China. Opvallend was dat na de reorganisatie steeds meer werknemers zich ziekmelden.

Het management schakelde een “Chief Health Officer” in die individuele gesprekken voerde. “Sommige mensen waren vooral onzeker over hun nieuwe functie,” aldus de “Chief Health Officer”. In plaats van een medische oorzaak bleek stress of angst bij velen de reden voor uitval. Met gerichte coaching en meer open communicatie daalde het verzuim binnen een jaar.

Wet- en regelgeving: niet alleen een formaliteit

Voor de maakindustrie is de naleving van wetten en regels cruciaal. Denk aan de Arbowet, het Arbeidsomstandighedenbesluit en sector-specifieke veiligheidsnormen. Een verouderd verzuimbeleid kan ertoe leiden dat u niet voldoet aan deze eisen, met hoge boetes of reputatieschade tot gevolg. Bovendien versterken certificeringen (zoals ISO 45001) de concurrentiepositie. Door uw beleid up-to-date te houden, versterkt u niet alleen de gezondheid van uw medewerkers, maar ook de positie van uw bedrijf in de markt.

Kostenbesparing en productiviteitswinst 

Een gedegen verzuimbeleid biedt niet alleen voordelen op het gebied van veiligheid en welzijn, maar leidt ook tot meetbare financiële voordelen.

• Minder vervangingskosten: u hoeft minder vaak dure uitzendkrachten of tijdelijke medewerkers in te huren.
• Lagere werkdruk voor collega’s: collega’s die blijven doorwerken, raken minder snel overbelast als het team op volle sterkte blijft.
• Hogere motivatie en betrokkenheid: medewerkers merken dat hun werkgever investeert in hun gezondheid, wat de werktevredenheid verhoogt en verloop verlaagt.

In tijden van personeelsschaarste, zeker in de maakindustrie, waar gekwalificeerde vakmensen schaars zijn, geeft een gezond en gemotiveerd team uw organisatie een grote voorsprong.

Conclusie

Het voorbeeld van het bedrijf uit Bunschoten en de andere praktijkcases laten zien dat een verouderd verzuimbeleid niet alleen tot kosten en frustratie leidt, maar ook tot gemiste kansen op het gebied van productiviteit en medewerkerstevredenheid. De (maak)industrie vraagt om een toekomstbestendige aanpak, waarin preventie, duidelijke rolverdeling en samenwerking met externe partijen centraal staan. Door nu te evalueren en te investeren in een robuust, mensgericht verzuimbeleid, verzekert u zich van een stevig fundament voor de toekomst. Of u nu 100, 600 of 2.000 medewerkers heeft, een gezond en gemotiveerd team vormt de basis voor continuïteit, innovatie en groei in de (maak)industrie.

Take aways

• Regelmatige evaluatie van beleid en behoeften op de werkvloer.
• Focus op preventie met ergonomische aanpassingen, medische keuringen en mentale ondersteuning. 
• Aanwijzen van een (Chief) Health Officer voor overzicht en proactieve sturing.
• Transparante communicatie over verzuimcijfers en doelstellingen.
• Herzien van rollen en verantwoordelijkheden voor meer duidelijkheid en effectiviteit.
• Up-to-date blijven met Arbowetgeving en sector-specifieke eisen.
• Lagere vervangingskosten en hogere productiviteit bij toekomstbestendig beleid.
• Flexibel inspelen op veranderende omstandigheden en continue verbetering via RIE-updates en verzuimregistraties.